ГО «Донбас СОС» запрошує кваліфікованих виконавців подати технічні та фінансові пропозиції щодо аналізу, проєктування, розробки, тестування та впровадження доопрацювань програмного продукту BAS Бухгалтерія КОРП (картка реєстрації).

Процедура закупівлі — формальний тендер за методом Request for Proposal (RFP) — запит на пропозицію.

Учасники можуть пропонувати власні технічні підходи та обґрунтовані альтернативні рішення за умови забезпечення функціональних результатів, визначених у Додатку А Технічні характеристики / функціональні вимоги та форма відповідності. Перевага надається рішенням, які забезпечують сумісність із подальшими оновленнями BAS, мінімізацію ручних операцій та можливість подальшого супроводу й доопрацювання системи іншими виконавцями.

Тендер проводиться на повний комплекс робіт, передбачених технічним завданням, із можливістю їх поетапного замовлення та впровадження.

Строки та порядок виконання робіт

ГО «Донбас СОС» очікує повну реалізацію всіх функціональних блоків, передбачених технічним завданням (Додаток А), до 31 грудня 2026 року.

Учасники тендера повинні надати технічну та фінансову пропозиції на весь обсяг робіт із зазначенням вартості, строків виконання та очікуваних результатів за кожним функціональним блоком.

Реалізація робіт передбачається поетапно, із запланованим початком 05 листопада 2026 року. Учасник повинен підтвердити можливість виконання повного обсягу робіт до 31 грудня 2026 року та надати відповідний календарний план із визначенням послідовності й взаємозалежності етапів.

Водночас ГО «Донбас СОС» залишає за собою право визначати пріоритетність, послідовність та фактичний обсяг замовлення окремих етапів залежно від наявного фінансування, організаційних потреб та інших обставин.

Замовник має право прийняти рішення про призупинення реалізації робіт або відмову від замовлення наступних етапів відповідно до умов укладеного договору.

Оплата здійснюється поетапно, у безготівковій формі, за фактично виконані та прийняті Замовником роботи на підставі підписаних сторонами актів виконаних робіт (наданих послуг) і виставлених рахунків відповідно до умов договору.

Склад тендерної документації

Додаток А — Технічні характеристики / функціональні вимоги та форма відповідності.

Додаток B — Форма технічної пропозиції.

Додаток C — Форма фінансової пропозиції.

Додаток D — Реєстраційна форма постачальника.

Кодекс етики та поведінки постачальників — застосовна редакція Замовника.

 Вимоги до учасників

• Реєстрація в Україні та право надавати послуги з розробки й доопрацювання програмного забезпечення; відповідні реєстраційні відомості та КВЕД. Фізична особа-підприємць або юридична особа, платник податку 3 групи або платник податку на прибуток на загальних підставах, зареєстрований  згідно з законодавством України. 

• Учасник має бути офіційно зареєстрованим в Україні строком не менше 2-х років.

• Відсутність стану припинення діяльності, застосовних санкцій, конфлікту інтересів та обставин, що унеможливлюють виконання договору.

• Підтверджений досвід робіт із BAS, бажано BAS Бухгалтерія КОРП, з прикладами аналогічних впроваджень і контактами для рекомендацій (за згодою).

• Наявність команди з компетенціями в BAS, бухгалтерському та зарплатному обліку, інтеграціях, тестуванні та документуванні.

Вимоги до пропозиції

Пропозиція повинна складатися з двох окремих частин:

1.Технічна пропозиція: 

• Заповнена форма Додаток В.Форма технічної пропозиції відповідності вимогам Додатка А Технічні характеристики / функціональні вимоги та форма відповідності: «відповідає / частково / не відповідає», спосіб реалізації, обмеження та відхилення.

Опис архітектури, використання стандартних механізмів BAS / розширень, сумісності з оновленнями та заходів збереження даних.

План обстеження чинної бази, перелік документів і регістрів для зміни, припущення та залежності.

План-графік і етапи, склад команди, ролі, методика тестування, критерії приймання, навчання, документація, гарантія та підтримка.

• Додаток D.Реєстраційна форма постачальника. 

• Досвід аналогічних робіт; Для підтвердження професійної компетентності та спроможності виконати роботи, передбачені технічним завданням, учасник тендера повинен надати інформацію про наявний досвід виконання аналогічних або подібних за складністю робіт. Перевагою буде досвід впровадження, налаштування та доопрацювання програмних продуктів BAS, зокрема BAS Бухгалтерія КОРП, автоматизації бухгалтерського й управлінського обліку, обліку заробітної плати, розподілу витрат між проєктами та формування фінансової звітності.

Для підтвердження досвіду учасник може надати опис щонайменше одного реалізованого аналогічного або подібного проєкту (за наявності такого досвіду) із зазначенням:

• найменування замовника (якщо розкриття інформації не обмежене умовами конфіденційності);

• періоду виконання робіт;

• короткого опису виконаних робіт та реалізованого функціоналу;

• програмного продукту, у якому здійснювалися доопрацювання;

• результатів реалізації проєкту.

За наявності учасник може додатково надати рекомендаційні листи, листи-відгуки від замовників, а також інші документи, що підтверджують відповідний досвід.

Відсутність рекомендаційних листів або інших підтвердних документів не є самостійною підставою для відхилення пропозиції, проте повнота, релевантність та підтвердженість заявленого досвіду враховуватимуться під час оцінювання технічної пропозиції.

• реєстраційні документи, підтвердження повноважень підписанта, банківські реквізити та форма реєстрації.

ВАЖЛИВО: Ні в якому разі, інформація стосовно цін не повинна бути присутня у технічній пропозиції, в іншому випадку це може призвести до відхилу пропозиції. Відомості про ціни у технічній пропозиції не зазначаються. Альтернативний підхід описується окремо із поясненням переваг, ризиків та впливу на функціональні результати.

2.Фінансова пропозиція: 

         Фінансова пропозиція згідно з Формою фінансової пропозиції (Додаток С) подається окремо у гривнях із зазначенням ПДВ / без ПДВ та податкового статусу. Вартість наводиться за 12 функціональними блоками Додатка А: людино-години, ставка (за можливості), ціна, тривалість, залежності, припущення, виключення; окремо — ліцензії, інфраструктура, супровід і гарантія. Підсумкова ціна має включати всі обов’язкові витрати й податки за ПОВНИМ обсягом робіт Додатка А.

Оплата здійснюється поетапно, виключно в безготівковій формі у гривнях шляхом переказу коштів на поточний рахунок Виконавця. Підставою для оплати кожного завершеного та прийнятого етапу є укладений сторонами договір, виставлений Виконавцем рахунок та підписаний обома сторонами акт приймання-передачі наданих послуг (акт виконаних робіт) за відповідним етапом. Етапи, їх результати, вартість та календарний графік визначаються договором на підставі погодженої пропозиції. Строк оплати після підписання акта: [7 робочих днів]. Обов’язковий строк завершення всього обсягу робіт — не пізніше 31.12.2026. Пропозиції з пізнішим строком виконання не допускаються до оцінювання. 

Подання тендерної пропозиції

Пропозиція складається з двох частин (технічна та фінансова пропозиції, які надсилаються ОКРЕМИМИ листами на електронну адресу [email protected]:

1.технічна складова:

- заповнена форма Додаток В.Форма технічної пропозиції;

- заповнена Додаток D.Реєстраційна форма постачальника;

- Реєстраційні документи постачальника, що підтверджують відповідну економічну діяльність наявними КВЕДами. Відскануйте документи, що підтверджують реєстрацію юридичної особи або ФОП (Назвіть файл «Реєстраційні документи»): 

• виписка/ витяг/свідоцтво з ЄДР, документи про систему оподаткування витяг/свідоцтво єдиний податок/ПДВ тощо). 

• документи, що посвідчують повноваження особи підписанта (наказ/рішення засновників та/або довіреність) (тільки для юридичних осіб); 

• довідку з банку про наявність поточного рахунку.

Учасник може додати до своєї пропозиції інформацію, що підтверджує попередній досвід, листи-подяки та будь-яку іншу інформацію, яка на його думку може слугувати підтвердженням заявлених можливостей для постачання обладнання та може бути корисною для оцінки пропозиції

Тема листа  «Технічна пропозиція RFP-2026-[номер] / [назва учасника]

2.фінансова складова :

- заповнена форма Додаток C — Форма фінансової пропозиції

Тема листа «Фінансова пропозиція RFP-2026-[номер] / [назва учасника]

ВАЖЛИВО: Фінансова та технічна пропозиції повинні бути надіслані окремими листами на електронну пошту ГО “Донбас СОС” [email protected]. 

Усі документи мають бути надіслані у форматі PDF з підписом та печаткою.

ВАЖЛИВО: Фактом подання пропозиції ви підтверджуєте, що ознайомлені та погоджуєтесь з Кодексом постачальників.

Дата і час закінчення прийняття пропозицій: 02.11.2026 - 23.59 за київським часом