Проведення та завершення тендеру: покрокова інструкція

КРОК 1. Реєстрація та додавання організації

Щоб мати можливість опублікувати тендер, спочатку потрібно зареєструвати відповідний профіль у власному кабінеті. Тендери можуть оголошувати: організації громадянського суспільства, індивідуальні провайдери, організації-провайдери. Якщо профіль не актитвований, створення тендеру буде недоступним.

КРОК 2. Перехід до створення тендеру

Після реєстрації увійдіть в особистий кабінет і перейдіть у розділ «Тендери». У цьому розділі оберіть організацію, від імені якої ви плануєте оголосити тендер, та натисніть кнопку «Додати тендер». Після цього відкриється форма для створення оголошення.

КРОК 3. Заповнення загальної інформації про тендер

Форма тендеру складається з обов’язкових полів. Для успішної публікації тендеру необхідно заповнити кожне з них. Зверніть увагу, після публікації оголошення ви не зможете самостійно редагувати текст оголошення (в разі виникнення такої потреби – звертайтеся в техпідтримку), але зможете змінити кінцеву дату подання пропозицій (подовжити або скоротити термін).

У полі «Назва тендеру» важливо вказати зрозумілу та коректну назву послуги, на виконання якої ви шукаєте провайдера. Назва має чітко відображати суть послуги. Наприклад: «Тендер на відбір надавача послуг з проведення фасилітованої сесії та розробки стратегічного й операційного планів».

КРОК 4. Вибір сфери, теми та результату послуги

Далі потрібно вибрати сферу організаційного розвитку, тему послуги та очікуваний результат надання послуги. Кожен з цих параметрів обирається зі списку, запропонованого платформою. Зверніть особливу увагу на вибір результату надання послуги, адже саме він безпосередньо впливає на те, які пропозиції ви отримаєте від провайдерів.

Переглянути приклади послуг за сферами організаційного розвитку можна в розділі «Які саме послуги відносяться до сфери організаційного розвитку?» в Інструкції для індивідуальних провайдерів.

КРОК 5. Вибір типу послуги

Наступний важливий етап — вибір типу послуги. Тип послуги потрібно обрати із запропонованого списку та зазначити максимально коректно. Від цього залежить уся подальша процедура проведення тендеру, завершення угоди з провайдером і можливість коректного залишення відгуку на платформі. Неправильно обраний тип послуги може призвести до некоректних пропозицій і вплинути на формування рейтингу при наданні відгуків.

КРОК 6. Встановлення дедлайну подачі заявок

У цьому полі необхідно зазначити кінцеву дату подачі пропозицій. Рекомендується встановлювати термін прийому заявок не менше ніж 10 календарних днів. Перевірте, щоб обрана в календарі крайдата співпадала з датою в тексті оголошення. В разі потреби ви можете подовжити свій тендер або завершити його раніше.

*Зверніть увагу: для того щоб тендер був схвалений, потрібно отримати щонайменше три пропозиції від провайдерів, тому радимо визначати достатній строк для подання заявок.

КРОК 7. Вибір джерела фінансування

У полі «Джерело фінансування» оберіть відповідний варіант із переліку, запропонованого платформою.

КРОК 8. Вказання максимальної суми тендеру

У полі «Максимальна сума тендеру» обов’язково зазначте максимальну суму коштів, яку ваша організація готова сплатити провайдеру за надання послуги. Це допоможе провайдерам сформувати реалістичні та релевантні пропозиції.

КРОК 9. Визначення області реалізації

Далі вкажіть область реалізації тендеру, тобто регіон, у якому будуть надаватися послуги.

КРОК 10. Опис тендеру

В описі тендеру потрібно детально пояснити, яку саме послугу ви очікуєте отримати. Опишіть форму надання послуги, наприклад тренінг, сесію, консультацію, коучинг або експертну підтримку. Також зазначте обсяг послуги, зокрема, кількість днів або годин, та формат роботи — онлайн чи офлайн. Чим детальнішим буде опис, тим точнішими будуть пропозиції від провайдерів.

КРОК 11. Вимоги до провайдерів

У цьому розділі необхідно чітко описати вимоги до провайдерів. Зазначте критерії відбору, наприклад, досвід надання подібних послуг, наявність рекомендацій або відповідність програми потребам організації. Також вкажіть перелік документів, які має подати кожен провайдер. Обов’язковими документами є резюме, цінова пропозиція, план або програма тренінгу, консультацій чи сесій, а також витяг з Єдиного державного реєстру  для юридичних осіб. За бажанням можна додати вимогу щодо рекомендацій або листа зацікавленості.

КРОК 12. Визначення отримувачів послуги

У цьому полі потрібно зазначити, хто саме з боку вашої організації отримуватиме послугу.

КРОК 13. Заповнення контактної інформації

Після цього заповніть контактну інформацію для зв’язку. Важливо вказувати актуальні дані, щоб провайдери могли оперативно звертатися з уточнювальними запитаннями. Рекомендуємо використовувати платформу Маркетплейс для комунікації. Звертаємо увагу, що провайдери повинні надсилати свої пропозиції та супутні документи виключно через Маркетплейс.

КРОК 14. Модерація та публікація тендеру

Після заповнення всіх полів оголошення тендеру автоматично надсилається на модерацію адміністратору платформи. Якщо під час перевірки будуть виявлені зауваження або потреба в доопрацюваннях, адміністратор повідомить вас окремо. Після успішної модерації тендер буде опублікований на платформі, про це ви отримаєте сповіщення у своєму кабінеті на платформі (іконка «Дзвіночок») та на електронну пошту, з якої зареєстровано кабінет користувача з текстом : “Ваш тендер верифіковано на платформі”.

КРОК 15. Прийом пропозицій від провайдерів

Після публікації тендер отримує статус «Прийом пропозицій». Ви можете переглянути тендер у розділі «Тендери» серед опублікованих, де провайдери також залишають свої пропозиції. У цей період зареєстровані на платформі провайдери можуть подавати свої пропозиції, натиснувши кнопку «Зробити пропозицію».

КРОК 16. Перегляд пропозицій та оцінка провайдерів

Як тільки провайдери надішлють свої пропозиції, ви отримаєте сповіщення на електронну пошту та у розділі сповіщень (іконка «Дзвіночок») у особистому кабінеті. У розділі «Пропозиції» можна переглянути всі отримані заявки та профілі провайдерів.

*Звертайте увагу на відгуки про провайдера, особливо щодо послуг, зазначених у вашому тендері. Рекомендуємо провести коротке інтерв’ю з кожним провайдером перед прийняттям остаточного рішення.

КРОК 17. Прийняття пропозиції та формування угоди

Після ознайомлення з усіма пропозиціями оберіть провайдера, з яким плануєте співпрацю. Відхиліть ті пропозиції, які ви не обрали, натиснувши кнопку “Відхилити”. Натисніть зелену кнопку «Прийняти пропозицію» біля обраної пропозиції. Провайдер отримає сповіщення на електронну пошту та в особистий кабінет.

Для завершення формування угоди провайдер також повинен підтвердити її зі свого боку. Після цього угода з’явиться у розділі «Угоди» в особистому кабінеті організації та провайдера.

КРОК 18. Підготовка до грантової угоди

Перед підписанням грантової угоди з ІСАР Єднання організація має завантажити скріншот прийнятої пропозиції з розділу «Угоди» на Маркетплейсі. Це є підтвердженням того, що угода була укладена через платформу.

*Зверніть увагу! Дана угода не має юридичної сили і є виключно підтвердженням правильно проведеного тендеру на платформі Маркетплейс.

КРОК 19. Завершення угоди та залишення відгуку

Після надання послуг провайдером ви маєте завершити угоду, натиснувши кнопку «Підтвердити закупівлю послуг» або «Підтвердити угоду». Обов’язково залиште чесний відгук про співпрацю. Відгук є важливим орієнтиром для інших організацій і обов’язковим при звітуванні за грантом з організаційного розвитку.

*Зверніть увагу: якщо угода не була укладена, відгук може бути опублікований лише після підтвердження його змісту провайдером.