Громадська організація «Фундація культурної дипломатії» (далі – Організація) оголошує про проведення тендеру для відбору надавачів послуг з розробки політик та процедур організації, а саме:  

1. Політики захисту персональних даних  

2. Політики захисту прав інтелектуальної власності 

3. Політики перевірки на доброчесність партнерів, контрагентів, донорів і спонсорів 

в рамках реалізації Проєкту «Інституційна підтримка ГО "Фундація культурної дипломатії"» у рамках конкурсу «Конкурс інституційної підтримки ОГС, які працюють у сфері реформ, безпеки та оборони, прав людини та документування воєнних злочинів», реалізація якого здійснюється на підставі грантового договору (Grant Agreement) №UKR-24/0026 між Норвезьким агентством з питань розвитку співробітництва та Ініціативним центром сприяння активності та розвитку громадського почину «Єднання» для реалізації проєкту "Сильне громадянське суспільство України - рушій реформ та демократії" (далі – Послуги). 

1.Загальна інформація 

Предмет закупівлі: Послуги з організаційного розвитку – розробка внутрішніх Політик ГО: 

• Політики захисту персональних даних  

• Політики захисту прав інтелектуальної власності 

• Політики перевірки на доброчесність партнерів, контрагентів, донорів і спонсорів 

Очікуваний період надання послуг:  вересень – листопад 2026 року 

Джерело фінансування: Закупівля здійснюється в рамках проєкту «Сильне громадянське суспільство України – рушій реформ і демократії». 

2. Завдання та обсяг послуг (Технічне завдання) 

1. Усі документи мають бути розроблені з урахуванням специфіки діяльності, організаційної структури та операційних процесів Організації. 

2. Документи мають відповідати чинному законодавству України, а також міжнародним стандартам та кращим практикам. 

3. Документи мають містити чіткі, практичні механізми впровадження (процедури, відповідальні особи, формати звітності/фіксації).  

4. Виконавець має забезпечити розробку та адаптацію до специфіки діяльності Організації таких документів: 

1. Політика захисту персональних даних  

Ідентифікація категорій та обсягів персональних даних, які обробляються Організацією (працівники, благодійники, донори, партнери, бенефіціари,тощо). 

Надати визначення та фіксація підстав для обробки персональних даних для кожної категорії суб'єктів. 

Зміст документа: 

1. Порядок збору, зберігання, обробки, передачі та знищення персональних даних. 

2. Заходи безпеки (технічні та організаційні) для захисту даних від несанкціонованого доступу. 

3. Права суб'єктів персональних даних та процедура реалізації цих прав (подача запитів, відкликання згоди). 

4. Порядок дій у разі виявлення порушень безпеки персональних даних (Data Breach). 

Додатки: Шаблони згод на обробку персональних даних, повідомлень про обробку, типові застереження для договорів. 

2. Політика захисту прав інтелектуальної власності  

Аудит та систематизація: Визначення об'єктів інтелектуальної власності (ОІВ), що створюються або використовуються в діяльності Організації (знаки для товарів і послуг, авторські права на матеріали, методики, програмне забезпечення, фото/відеоконтент тощо). 

Зміст документа: 

1. Розподіл прав на ОІВ, створені працівниками або залученими Виконавцями у межах трудових обов'язків чи договорів надання послуг (твори, дослідження, статті). 

2. Порядок набуття, передачі та використання прав на ОІВ, створені залученими підрядниками/фрилансерами/волонтерами. 

3. Правила використання бренд-буку, логотипів та фірмового стилю Організації третіми особами. 

4. Процедури моніторингу та захисту прав ОІВ від порушень (дії у разі плагіату чи несанкціонованого використання). 

Додатки: Типові IP-застереження для трудових та цивільно-правових договорів, акти приймання-передачі прав. 

Політика перевірки на доброчесність партнерів, контрагентів, донорів і спонсорів  

Оцінка ризиків: Розробка критеріїв оцінки ризиків за категоріями (фінансові, репутаційні, санкційні, AML/CFT, конфлікт інтересів). 

Зміст документа: 

5. Градація рівнів перевірки залежно від статусу та суми співпраці (спрощена, стандартна, поглиблена перевірка). 

6. Перелік джерел інформації та публічних реєстрів для здійснення перевірки. 

7. Критерії ризику, за наявності яких співпраця припиняється або вимагає додаткового погодження Керівництвом. 

8. Процедура перевірки на наявність у санкційних списках (національних та міжнародних - РНБО, OFAC, ЄС тощо). 

9. Правила оцінки походження коштів донорів та спонсорів на предмет легальності та відсутності конфлікту інтересів. 

Додатки: Чек-лист перевірки контрагента/донора, форма анкети доброчесності. 

Важливо: Зазначений вище перелік завдань та змісту до політик та додатків не є вичерпним (повним). Організація є відкритою до експертних рекомендацій Учасників тендеру.  

До участі у тендері запрошуються юридичні особи (ТОВ, ПП) та фізичні особи-підприємці (ФОП 3-ї групи), які відповідають таким критеріям: 

• Наявність державної реєстрації з відповідними КВЕД  

• Досвід роботи у сфері консалтингу, організаційного розвитку або аудиту для неприбуткового сектору (ГО/БФ). 

• Розуміння специфіки фінансового та операційного менеджменту в ГО. 

• Бездоганна ділова репутація (відсутність судових спорів, пов'язаних з професійною діяльністю). 

1. Склад тендерної пропозиції 

Учасники мають надати пакет документів, що включає: 

• Комерційну пропозицію із зазначенням вартості послуг (у гривнях), термінів виконання та покрокового плану роботи. 

• Резюме експерта(ів), які безпосередньо залучатимуться до розробки документів із зазначенням досвіду роботи у даній сфері. 

• Портфоліо/Приклади аналогічних кейсів (успішно розроблені політики для інших ГО або рекомендаційні листи). 

• Скан-копії реєстраційних документів (Виписка з ЄДР, витяг з реєстру платників єдиного податку). 

2. Порядок та терміни подання пропозицій 

• Тендерні пропозиції приймаються до 18:00 «25» вересня 2026 року. 

• Документи подаються через платформу Маркетплейс послуг з організаційного розвитку https://home.ednannia.ua/ з 16 вересня 2026 року по 25 вересня 2026 року. 

Для уточнення деталей звертатись на електронну пошту Організації cultural.diplomacy.foundation@gmail.com. 

Організація залишає за собою право просити учасників надати додаткові роз'яснення щодо їхніх пропозицій, а також право не обирати жодного переможця, якщо пропозиції не відповідатимуть бюджетним чи якісним обмеженням проєкту.