Як підготуватися до аудиту гранту: чек-лист для ГО і БФ

Аудит гранту проходить спокійно тоді, коли організація готується до нього заздалегідь, а не в тиждень приїзду аудитора. Ми щороку перевіряємо проєкти громадських і благодійних організацій, які фінансують міжнародні донори, і бачимо ті самі питання, що затягують аудит. Нижче короткий чек-лист, який допоможе їх закрити.

1. Зберіть «паспорт» проєкту

Грантова угода з усіма додатками та змінами, погоджений бюджет і всі його ревізії, листування з донором про перерозподіл статей, технічне завдання на аудит (якщо донор його надав). Аудитор перевіряє витрати саме на відповідність умовам угоди, тому без повного пакета почати роботу неможливо.

2. Звірте фінансовий звіт з бухгалтерією

Суми у звіті донору мають збігатися з обліком по рахунку цільового фінансування та з банківськими виписками. Якщо є розбіжності (курсові різниці, витрати, віднесені на інший проєкт, повернення коштів), підготуйте коротку пояснювальну таблицю.

3. Перевірте первинні документи

Договори, акти, накладні, платіжні доручення, відомості на зарплату, авансові звіти. Кожен документ має бути підписаний, датований періодом проєкту та містити посилання на проєкт або грант. Найчастіші проблеми: акти без дати, відсутні підписи, оплата до початку періоду гранту.

4. Підготуйте документи щодо закупівель

Для кожної закупівлі вище порогу, встановленого політикою організації або донора, потрібні комерційні пропозиції, протокол вибору постачальника та обґрунтування. Якщо закупівлю проведено без конкурсу, має бути письмове пояснення.

5. Персонал і розподіл заробітної плати

Трудові або цивільно-правові договори, табелі обліку робочого часу, розрахунок частки зарплати, віднесеної на проєкт. Якщо працівник працює на кількох проєктах, розподіл має бути підтверджений табелями, а не лише відсотком у бюджеті.

6. Основні засоби та активи

Перелік придбаного майна, акти введення в експлуатацію, інвентарні номери. Аудитор може вибірково перевірити наявність активів.

7. Попередні рекомендації

Якщо проєкт уже проходив аудит або моніторинг донора, покажіть, що зроблено за попередніми рекомендаціями. Це одна з перших речей, які перевіряють.

8. Призначте відповідальну особу

Одна людина від організації, яка знає проєкт і швидко відповідає на запити, скорочує строк аудиту в рази. Домовтеся про формат обміну документами (спільна папка, скани в одному форматі і з зрозумілими назвами).

Порада наостанок: почніть готуватися за 3–4 тижні до дати аудиту і попросіть аудитора надіслати перелік документів заздалегідь. Якщо у вас є питання щодо підготовки до аудиту проєкту, пишіть нам через профіль МК Аудит на платформі або на сайті audit-mk.com.ua.

Про автора

Матеріал підготувала аудиторська фірма «МК Аудит», Київ. Працюємо з 2000 року, входимо до Реєстру аудиторів та суб'єктів аудиторської діяльності (№ 4624) і до міжнародної мережі DFK International. Проводимо ініціативні аудити та узгоджені процедури за МСПУ 4400 для проєктів міжнародних донорів, ведемо облік для громадських організацій і представництв.

Сайт: audit-mk.com.ua Пошта: [email protected]