ГО «Технології Прогресу» (далі – Замовник) оголошує відкритий тендер на надання послуг з проведення організаційного аудиту в межах проєкту «Інституційна підтримка ГО “Технології Прогресу”», що реалізується за грантом ІСАР Єднання за підтримки Норвегії.

Контекст

Організація переходить від переважно проєктно орієнтованої моделі роботи до більш системного інституційного управління. Швидке зростання кількості проєктів і команди створило потребу у незалежній оцінці внутрішньої організації роботи, розподілу відповідальності, взаємодії між напрямами та готовності до середньострокового планування.

Організаційний аудит проводиться як окрема послуга. Фінансовий аудит виконує аудиторська компанія, а підготовку та проведення стратегічної сесії забезпечує окремо залучений фасилітатор.

Мета

Надати стислу незалежну оцінку стану ключових організаційних процесів, визначити основні прогалини та ризики і сформувати обмежений перелік пріоритетних рекомендацій, які можуть бути використані керівництвом і фасилітатором під час подальшого стратегічного планування.

Обсяг послуг

– провести установчу зустріч із представниками Замовника та погодити перелік документів і питань для аналізу;

– проаналізувати ключові внутрішні документи, що визначають організаційну структуру, розподіл повноважень, порядок ухвалення рішень, планування та взаємодію між командами;

– провести до трьох поглиблених бесід із керівництвом і представниками основних функціональних напрямів;

– оцінити узгодженість організаційної структури, ролей і відповідальності, внутрішньої взаємодії, порядку планування, звітування та організаційного моніторингу;

– визначити ключові організаційні прогалини, ризики та процеси, які потребують першочергового вдосконалення;

– підготувати звіт із висновками та практичними рекомендаціями, визначеними за пріоритетністю;

– представити результати аудиту керівництву Замовника під час однієї підсумкової зустрічі.

Питання, які охоплює аудит

– відповідність організаційної структури поточному масштабу та напрямам діяльності;

– чіткість розподілу ролей, повноважень і відповідальності між керівництвом, функціональними напрямами та проєктними командами;

– порядок ухвалення, виконання та внутрішнього відстеження управлінських рішень;

– взаємодія та обмін інформацією між проєктними й адміністративними командами;

– готовність внутрішніх процесів до запровадження стратегічного та операційного планування;

– основні організаційні ризики, пов’язані зі швидким зростанням, залежністю від окремих осіб і проєктно орієнтованою моделлю роботи.

Очікувані результати

– проведено один організаційний аудит;

– підготовлено звіт обсягом орієнтовно 8–12 сторінок з описом поточного стану, сильних сторін, ключових прогалин і ризиків;

– сформовано до 10 пріоритетних рекомендацій із зазначенням рекомендованої послідовності їх виконання;

– підготовлено стислий перелік питань, які доцільно винести на стратегічну сесію;

– результати аудиту представлені керівництву Замовника.

Підтверджувальні документи:

-звіт за результатами організаційного аудиту;
-перелік пріоритетних рекомендацій;
-матеріали представлення результатів або протокол підсумкової зустрічі;
-акт приймання-передачі наданих послуг.

Строк, формат і вартість

Строк надання послуг – до 30 грудня 2026 року, орієнтовно до 2 тижнів із дати укладення договору. Формат – переважно дистанційний.

Гранична вартість послуг – 10 000 грн без урахування ПДВ.

ПДВ: кошти Гранту не можуть бути використані на сплату ПДВ. Якщо провайдер є платником ПДВ, у пропозиції необхідно окремо зазначити вартість без ПДВ, суму ПДВ та загальну вартість із ПДВ.

Порядок оплати

Оплата здійснюється двома частинами: 50% – передоплата; 50% – після належного надання та прийняття послуг, передачі фінального звіту і підписання акта приймання-передачі наданих послуг.

Вимоги до Учасників

– щонайменше 2 роки досвіду у сфері організаційного розвитку, управлінського консультування або оцінювання організаційної спроможності;

– практичний досвід аналізу організаційних структур, управлінських процесів і розподілу відповідальності;

– досвід роботи з громадськими організаціями або проєктними командами буде перевагою;

– здатність готувати стислі аналітичні звіти та практичні рекомендації українською мовою;

– дотримання конфіденційності та неупередженості.

Для участі необхідно подати:
1. резюме (CV) або портфоліо із зазначенням релевантного досвіду в організаційному розвитку, управлінському консультуванні чи оцінюванні організаційної спроможності. Для організації-провайдера — резюме кожного залученого фахівця;

2. стислий опис підходу до виконання: етапи роботи, орієнтовний графік, зміст, результати;

3. фінансову (цінову) пропозицію: вартість без ПДВ у межах суми тендеру (для платників ПДВ — сума ПДВ окремо);

4. витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (для ФОП або юридичної особи) з КВЕД, що відповідає предмету послуг;

5. копію документа, що підтверджує податковий статус;

6. довідку про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, або витяг з інформаційно-комунікаційної системи ДПС про стан розрахунків платника за податками, зборами, платежами та єдиним внеском;

7. заяву-декларацію про відсутність конфлікту інтересів та обмежень щодо участі у відборі з ГО «Технології Прогресу», її керівництвом і персоналом (або розкриття наявних зв’язків) - заповнити за долученим зразком.

За бажанням: рекомендації або відгуки від організацій, для яких проводилися подібні аудити чи оцінювання; приклад знеособленого аналітичного звіту; лист зацікавленості.

Критерії відбору

Релевантність досвіду; якість запропонованого підходу та методології; ціна та відповідність строкам.

Договір з переможцем укладається після погодження результатів тендеру з ІСАР Єднання.

Переможець до укладення договору надає банківські реквізити, для юридичної особи — також документ про повноваження підписанта.