Мета тендеру: розробити та впровадити зрозумілу і дієву внутрішню Політику відряджень. Нова політика має встановити чіткі правила та процедури щодо організації службових відряджень співробітників і волонтерів фонду, включно з порядком затвердження відряджень, нормами компенсації витрат, звітуванням та контролем. Це сприятиме прозорості, підзвітності та відповідності вимогам донорів і законодавства України у сфері службових відряджень.

Очікувані результати надання послуги:

·       Розроблена та погоджена з керівництвом організації внутрішня Політика відряджень (файли у форматі MS Word українською та англійською мовами), яка відповідає специфіці діяльності фонду та вимогам чинного законодавства. Політика повинна бути готова до затвердження наказом та впровадження.

·       Проведення необхідних консультацій (онлайн або офлайн) для команди фонду щодо змісту політики, роз’яснення нових процедур та відповідей на запитання співробітників.

·       Супровід впровадження політики: надання рекомендацій та методична підтримка протягом початкового етапу впровадження (включно з можливим коригуванням політики за результатами перших застосувань).

Строк надання послуги: до 30.06.2026 (включно). Точний графік виконання узгоджується із виконавцем, але всі роботи мають бути завершені не пізніше зазначеної дати.

Вимоги до виконавців:

·       Офіційна реєстрація діяльності: участь у тендері можуть брати фізичні особи-підприємці або юридичні особи, зареєстровані згідно з чинним законодавством України, що мають відповідні КВЕД для надання консалтингових послуг. Для подібної діяльності підійдуть, зокрема, КВЕД 70.22 (консультування з питань комерційної діяльності й керування) та 74.90 (надання інших професійних, наукових та технічних послуг), а також інші дотичні види діяльності, що дозволяють надавати консультаційні послуги. Система оподаткування: загальна або третя група єдиного податку (без ПДВ).

·       Досвід роботи: підтверджений досвід розробки внутрішніх політик, процедур або положень для організацій (бажано для неприбуткових організацій/ОГС). Перевагою буде досвід саме у сфері кадрової політики, адміністративного менеджменту або організації відряджень, а також розуміння сучасних вимог донорів до оформлення подорожніх листів, звітності за відрядженнями тощо.

·       Репутація та доброчесність: відсутність конфлікту інтересів між учасником та БФ Сергія Притули або ІСАР Єднання. Учасник тендеру не повинен бути пов’язаний з організацією-замовником (наприклад, через родинні чи ділові зв’язки з працівниками фонду). До розгляду приймаються лише пропозиції від добросовісних постачальників; організація залишає за собою право перевіряти учасників на доброчесність, зокрема шляхом перевірки в системі YouControl.

·       Профіль на Маркетплейсі: наявність зареєстрованого профілю провайдера на платформі “Дім громадянського суспільства” (Маркетплейс з оргрозвитку ІСАР Єднання). Перевагою буде наявність статусу “верифіковано” ваших послуг на платформі (підтверджений профіль провайдера).

Перелік документів, які необхідно подати для участі в тендері:

1.     Резюме експерта(тів) / ключового виконавця, що містить інформацію про досвід та кваліфікацію, релевантні до предмету тендеру.

2.     Короткий опис підходу до виконання роботи або попередня структура Політики відряджень. Будь ласка, опишіть, як ви плануєте розробити політику: основні етапи роботи, методи збору інформації (аналіз чинних практик, інтерв’ю тощо), формат взаємодії з командою фонду для обговорення проекту документу, та як забезпечите врахування вимог законодавства і донорів.

3.     Цінова пропозиція – зазначена в грн сума за весь обсяг робіт з розробки та впровадження Політики відряджень. У пропозиції слід чітко вказати, що сума не включає ПДВ. Бажано надати деталізацію вартості за основними етапами чи компонентами послуги для прозорості.

4.     Документи, що підтверджують державну реєстрацію: копія виписки або витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (ЄДР) про реєстрацію ФОП або юридичної особи; для ФОП також – копія витягу з реєстру платників єдиного податку (3-ї групи).

5.     Документи/довідки щодо досвіду: рекомендаційні листи від попередніх замовників послуг, приклади раніше розроблених політик/положень, посилання на аналогічні роботи або контакти осіб, які можуть надати відгук про ваш досвід. (За наявності декількох таких документів, можна надати вибірково найбільш релевантні.)