Про організацію та контекст

ГО «Український волонтерський центр» (ГО «УВЦ», зареєстрована 20.07.2022) реалізує проєкт «Неопалимі» — програму безоплатної зовнішньої та функціональної реабілітації людей, які постраждали внаслідок війни (військові, ветерани, колишні військовополонені, цивільні, діти). Мережа проєкту об'єднує 33 партнерські клініки у 19 областях України, а також клініки у Варшаві, Кракові та Кишиневі. Щомісяця лікування отримують близько 200 пацієнтів (400+ від початку реалізації проєкту). Організація системно обробляє чутливу медичну інформацію: діагнози, фотоматеріали «до/після», кейс-історії пацієнтів — і водночас веде активну комунікаційну діяльність (інформаційні кампанії, публікації в медіа, соцмережах, партнерства з бізнесом).

Наразі в організації відсутні формалізовані Політика захисту персональних даних і Політика конфіденційності медичної інформації в комунікаціях. Це створює інституційний ризик для безпеки вразливих пацієнтів (постраждалих від бойових травм і катувань) та довіри партнерських клінік, бізнес-партнерів і донорів, і є критичною прогалиною перед подальшим масштабуванням мережі клінік-партнерів.

Мета тендеру

Відбір провайдера (фізична особа-підприємець, юридична особа або фахівець, що провадить незалежну професійну діяльність), який розробить два взаємопов'язані документи для ГО «УВЦ» у межах гранту з організаційного розвитку ІСАР Єднання (проєкт «Сильне громадянське суспільство України – рушій реформ і демократії», за фінансування Норвегії та Швеції).

Що має бути розроблено — Документ 1: Політика захисту персональних даних

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних». Політика має регламентувати:

- перелік персональних і медичних даних, які збирає й обробляє організація (персональні дані пацієнтів, діагнози, медичні картки, контактна інформація, дані про хід лікування);

- підстави та порядок збору, зберігання, використання й видалення даних, зокрема в межах мережі з 33 партнерських клінік у 19 областях України та за кордоном (Варшава, Краків, Кишинів);

- порядок доступу персоналу організації та клінік-партнерів до даних, передачі даних між клініками та маршрутизації пацієнтів;

- заходи безпеки та порядок дій у разі витоку чи несанкціонованого доступу до даних;

- права суб'єктів персональних даних (пацієнтів) та порядок їх реалізації.

Що має бути розроблено — Документ 2: Політика конфіденційності медичної інформації в комунікаціях

Політика має регламентувати:

- правила отримання інформованої згоди пацієнта на використання його фото/відео «до-після», кейс-історії чи інших матеріалів у комунікаціях;

- порядок використання чутливого візуального контенту (фото/відео поранень, шрамів, деформаційних травм) у медіа, соціальних мережах (Instagram, Facebook), рекламних та інформаційних кампаніях (зокрема за участю партнерів на кшталт ПУМБ, Multiplex, Ebaut) і в матеріалах для донорів;

- особливий підхід до вразливих категорій бенефіціарів — військових, ветеранів, колишніх військовополонених, цивільних, що пережили катування;

- порядок анонімізації чи відмови від публікації за бажанням пацієнта, а також процедуру відкликання раніше наданої згоди.

Формат надання послуги, обсяг та етапи

Форма послуги — консультування з розробкою двох готових, придатних до затвердження документів (політик). Формат роботи — дистанційно (онлайн), оскільки послуга стосується внутрішніх процесів і документообігу організації, команда якої працює віддалено. Орієнтовний період реалізації — вересень 2026 року (одразу після завершення тендерної процедури). Орієнтовний сумарний обсяг — 25–30 год консультацій, у розбивці:

1. Аудит поточних процесів роботи з даними та комунікаційних матеріалів, інтерв'ю з ключовим персоналом — орієнтовно 6–8 год;

2. Розробка тексту Політики захисту персональних даних — орієнтовно 8–10 год;

3. Розробка тексту Політики конфіденційності медичної інформації в комунікаціях — орієнтовно 8–10 год;

4. Узгодження й доопрацювання обох документів за результатами зворотного зв'язку керівництва — орієнтовно 3–4 год;

5. Коротка сесія презентації фінальних документів команді (ознайомлення з новими політиками) — орієнтовно 2 год.

Точний розподіл годин і вартість за кожним етапом провайдер може деталізувати самостійно у своїй ціновій пропозиції.

Хто буде залучений з боку організації

Для інтерв'ювання та узгодження провайдер взаємодіятиме з керівником організації, координатором кейс-менеджменту (щодо роботи з персональними та медичними даними пацієнтів) і керівником медичного напряму та SMM-менеджером (щодо використання чутливого контенту в комунікаціях).

Очікувані результати

Два завершені, узгоджені керівництвом текстові документи українською мовою — Політика захисту персональних даних і Політика конфіденційності медичної інформації в комунікаціях, — готові до впровадження в організації та ознайомлення команди й партнерських клінік.

Хто може подати заявку

Фізичні особи-підприємці, юридичні особи (консалтингові компанії, юридичні фірми, громадські організації тощо) або фахівці, які провадять незалежну професійну діяльність, з профільною юридичною або консультаційною експертизою у сфері захисту персональних даних.

Обов'язкові вимоги

- документально підтверджений досвід розробки політик/процедур захисту персональних даних та/або політик конфіденційності — щонайменше 2 завершені проєкти за останні 3 роки;

- підтверджене знання Закону України «Про захист персональних даних» і практики його застосування;

- розуміння специфіки роботи з чутливою медичною інформацією як спеціальною категорією персональних даних;

- реєстрація на платформі https://home.ednannia.ua з верифікованою послугою, що відповідає типу послуги («Консультація») та сфері («Безпека ОГС») цього тендеру;

- відсутність конфлікту інтересів із ГО «Український волонтерський центр» та ІСАР Єднання.

Бажані критерії (перевага при відборі)

- досвід співпраці з громадськими організаціями або благодійними фондами, що надають медичну чи психосоціальну допомогу вразливим групам;

- досвід роботи з проєктами, що стосуються військових, ветеранів чи постраждалих від війни;

- наявність рекомендацій або відгуків від попередніх клієнтів;

- лист зацікавленості (мотиваційний лист) щодо участі саме в цьому проєкті.

Обов'язкові документи для подання пропозиції

1. Резюме (CV) виконавця або компанії з описом релевантного досвіду розробки аналогічних документів;

2. Цінова пропозиція — з розбивкою по кожному з 5 етапів роботи, описаних у розділі «Опис тендеру» (аудит поточних процесів; розробка Політики захисту персональних даних; розробка Політики конфіденційності медичної інформації; узгодження й доопрацювання; презентація команді), у гривнях, без урахування ПДВ;

3. План або програма роботи — орієнтовна методологія розробки кожного з двох документів із зазначенням строків виконання по етапах;

4. Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР).

Додаткові документи (за бажанням, не обов'язково)

- рекомендаційні листи або відгуки від попередніх клієнтів;

- лист зацікавленості (мотиваційний лист);

- приклади (портфоліо) раніше розроблених політик/процедур — без розкриття конфіденційної інформації попередніх клієнтів.

Критерії оцінки та відбору переможця

- релевантність і глибина досвіду розробки подібних документів;

- відповідність запропонованої методології та плану роботи потребам організації, описаним у розділі «Опис тендеру»;

- цінова пропозиція та її обґрунтованість;

- наявність рекомендацій/відгуків від попередніх клієнтів;

- результати короткого інтерв'ю з провайдером (проводиться перед остаточним рішенням).

Порядок подання пропозицій

Усі пропозиції та супровідні документи провайдери подають виключно через платформу Маркетплейс (не електронною поштою чи іншими каналами).