1. Опис закупівлі

Громадська організація «БЮРО ІСТОРІЙ «ЛАЙТЕР» оголошує тендер з відбору провайдера послуг з організаційного розвитку для розробки та впровадження внутрішніх політик Організації.

Метою залучення провайдера є посилення інституційної спроможності Організації шляхом формалізації та вдосконалення ключових внутрішніх процесів, забезпечення їх відповідності законодавству України, принципам належного врядування, прозорості та підзвітності, а також кращим практикам роботи організацій громадянського суспільства та вимогам міжнародних донорів.

Предмет закупівлі: консультаційні послуги з організаційного розвитку — розробка чотирьох внутрішніх політик:

• Фінансова політика;

• Політика закупівель;

• Політика конфлікту інтересів;

• Облікова політика.

Очікуваний період надання послуг: вересень-листопад 2026 року.

2. Завдання та обсяг послуг

Провайдер має проаналізувати актуальні внутрішні процеси, документи та потреби Організації і на основі проведеного аналізу розробити та адаптувати до специфіки її діяльності такі документи:

1. Фінансова політика — визначення принципів і процедур фінансового управління Організації, зокрема бюджетування та фінансового планування, управління грошовими коштами і банківськими рахунками, погодження та здійснення витрат і платежів, розподілу фінансових повноважень, фінансового контролю та звітності, управління грантовими коштами, а також механізмів забезпечення прозорості, підзвітності та належного використання ресурсів.

2. Політика закупівель — визначення принципів і процедур закупівлі товарів, робіт та послуг, способів закупівель і порогових значень, правил конкурентного відбору та перевірки постачальників, документування закупівель, розподілу відповідальності, а також механізмів забезпечення ефективного використання коштів.

3. Політика конфлікту інтересів — визначення механізмів виявлення, декларування, запобігання та врегулювання реального, потенційного й уявного конфлікту інтересів серед працівників, членів керівних органів, експертів та інших залучених осіб, включно з процедурами реагування та розподілом відповідальності. Політика також має передбачати механізми оцінки та управління конфліктами інтересів у взаємодії Організації з донорами, партнерами, клієнтами, підрядниками та іншими стейкхолдерами, зокрема у випадках одночасної співпраці з різними сторонами, чиї інтереси, позиції або діяльність можуть суперечити одна одній чи створювати репутаційні, етичні або операційні ризики для Організації. 

4. Облікова політика — визначення принципів, методів і процедур ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності відповідно до законодавства України і стандартів бухгалтерського обліку, з урахуванням специфіки організації.

У межах надання послуг очікується:

• проведення установчої зустрічі/консультації з командою Організації для визначення потреб та особливостей внутрішніх процесів;

• аналіз наявних внутрішніх документів, процедур та практик Організації;

• розробка проєктів чотирьох політик, адаптованих до реальної структури, масштабу та специфіки діяльності Організації;

• презентація та обговорення розроблених документів із командою;

• доопрацювання документів з урахуванням коментарів та рекомендацій Організації;

• надання консультацій щодо практичного застосування та впровадження розроблених політик.

3. Вимоги до провайдера

До участі у тендері запрошуються юридичні особи та фізичні особи-підприємці, які відповідають таким вимогам:

• мають належну державну реєстрацію та відповідні КВЕД для надання послуг;

• мають підтверджений досвід у сфері організаційного розвитку, консалтингу та/або розробки внутрішніх політик і процедур;

• мають досвід роботи з організаціями громадянського суспільства, благодійними або іншими неприбутковими організаціями;

• розуміють специфіку операційного та фінансового менеджменту ОГС, реалізації грантових проєктів і вимог міжнародних донорів;

• мають практичний досвід розробки аналогічних внутрішніх політик.

4. Склад тендерної пропозиції

Для участі у тендері необхідно надати:

• комерційну пропозицію із зазначенням загальної вартості послуг у гривнях і терміну виконання замовлення;

• резюме експерта або команди експертів, які безпосередньо надаватимуть послуги;

• інформацію про релевантний досвід та приклади виконання аналогічних завдань для ОГС;

• за наявності — рекомендації від попередніх клієнтів;

• копії реєстраційних документів юридичної особи або ФОП.

5. Критерії відбору

Пропозиції оцінюватимуться за такими критеріями:

• релевантний досвід провайдера та кваліфікація експерта/команди;

• досвід розробки аналогічних політик для ОГС;

• якість та практичність запропонованого підходу до виконання завдання;

• реалістичність строків виконання;

• вартість послуг та оптимальне співвідношення ціни і якості.

6. Порядок подання пропозицій

Тендерні пропозиції приймаються до 23:59 2 серпня 2026 року через Маркетплейс послуг з організаційного розвитку.

Для уточнення деталей щодо технічного завдання можна звертатися за електронною адресою: lighter.stories.bureau@gmail.com.

Організація залишає за собою право звертатися до учасників за додатковими роз’ясненнями щодо поданих пропозицій, проводити співбесіди з потенційними провайдерами, а також не обирати жодного учасника, якщо отримані пропозиції не відповідатимуть технічним, якісним або бюджетним вимогам.

ГО «БЮРО ІСТОРІЙ «ЛАЙТЕР» забезпечує рівні умови участі у тендері та здійснює відбір провайдера на основі прозорих критеріїв, професійної спроможності та найкращого співвідношення якості й вартості послуг.