Загальна інформація 

• Об’єкт закупівлі: Послуги з проведення аналізу, мапування, навчання персоналу та розробки рекомендацій з оптимізації адміністративних процесів (1 послуга). 

• Бюджет: до 50 000 грн (в т.ч. податки та збори). 

• Термін виконання: 10.07.2026 – 10.08.2026. 

Мета проєкту 

Підвищення операційної ефективності BRDO шляхом: 

• виявлення «вузьких місць», затримок, дублювання функцій; 

• стандартизації описів процесів за методологією Lean; 

• створення фундаменту для подальшої автоматизації та оптимізації процесів за допомогою MS Power Platform та інструментів ШІ. 

Обсяг робіт (Scope of Work) 

Виконавець повинен забезпечити 100% охоплення адміністративних процесів (HR, Finance, Legal, Procurement, Governance та інші). Основні етапи робіт включають: 

• Аналіз As-Is моделі процесів та її вдосконалення: Уточнення та доповнення існуючої моделі процесів із кроковою деталізацією етапів. 

• Gap Analysis: Виявлення затримок, неефективностей та ручних операцій, що потребують оптимізації. 

• Оптимізація (To-Be): Формування цільової моделі процесів з урахуванням Lean-підходу та можливостей автоматизації. 

Очікувані результати (Deliverables) 

1. Оновлені картки процесів та мапа процесів: 

• уточнена та доповнена версія існуючої моделі; 

• виправлені помилки та неточності; 

• деталізація ролей, етапів і логіки процесів; 

• відповідність методології Lean; 

• формат погоджується з BRDO. 

2. Звіт з Gap Analysis: 

• порівняння поточного та цільового стану; 

• ідентифікація дублювань та надлишкових кроків; 

• ключові розриви та причини неефективності; 

• пріоритизація змін за впливом; 

• оцінка впливу змін (час / складність / автоматизація). 

3. Рекомендації щодо оптимізації процесів: 

• опис оптимізованих процесів; 

• рекомендації щодо впровадження. 

Кваліфікаційні вимоги  

• Досвід проведення бізнес-аналізу від 2 років. 

• Наявність 1 реалізованого проєкту протягом останніх 3 років. 

Переваги при виборі підрядника (необов’язкові критерії) 

Для реалізації проєкту бажаним є розуміння ІТ-екосистеми Замовника, а саме: 

• Досвід роботи з Microsoft Power Platform (Power Automate). 

• Практичний досвід інтеграції LLM/AI (OpenAI, Copilot, Claude) у бізнес-процеси. 

• Знання технологічного стеку Microsoft 365 (SharePoint, Copilot). 

Критерії оцінки якості робіт 

• Повнота охоплення: адміністративні процеси напрямків HR, Finance, Legal, Procurement, Governance, Fundraising мають бути включенні в аналіз. 

• Точність мапування: процеси мають відображати реальний стан справ. 

• Обґрунтованість оптимізації: запропоновані зміни повинні мати обґрунтування, що спирається на дані. 

• Реалістичність рекомендацій: запропонована автоматизація має бути можливою в наявних технічних умовах замовника та з використанням екосистеми Microsoft 365.