Як пройти аудит проєкту неприбутковій організації: покрокова інструкція

Аудит проєкту часто стає першим досвідом зовнішньої перевірки для неприбуткової організації. Донор вимагає звіт незалежного аудитора, строки обмежені, а команда проєкту вже працює над наступним грантом. Розповідаємо, як зазвичай проходить аудит проєкту і що робити на кожному етапі, щоб він пройшов без стресу.

Крок 1. Вибір аудитора і договір

Уважно прочитайте вимоги донора до аудитора і до звіту: стандарт (наприклад, МСА 800/805 або МСССП 4400), період, мова, форма звіту. Передайте аудитору грантову угоду і технічне завдання ще на етапі комерційної пропозиції, щоб оцінка обсягу робіт і строків була реалістичною.

Крок 2. Запит документів

Після підписання договору аудитор надсилає перелік документів: грантова угода і бюджет з усіма змінами, фінансові звіти донору, реєстр витрат за проєктом, оборотно-сальдові відомості по рахунках проєкту, банківські виписки. Чим швидше і повніше надано цей пакет, тим швидше почнеться робота.

Крок 3. Формування вибірки

Аудитор не перевіряє кожну гривню. На основі реєстру витрат він формує вибірку операцій (зазвичай найбільші суми, нетипові операції і випадкова частина) і запитує первинні документи саме по ній: договори, акти, накладні, платіжки, документи про закупівлі, табелі.

Крок 4. Перевірка і запитання

На цьому етапі у аудитора виникають запитання: чому витрату віднесено саме на цю статтю, де обґрунтування вибору постачальника, як розраховано частку зарплати. Відповідайте письмово і з підтвердними документами. Усне пояснення без документа аудитор не може врахувати.

Крок 5. Обговорення попередніх результатів

Перед фінальним звітом аудитор надсилає перелік виявлених питань: неприйнятні або непідтверджені витрати, порушення процедур, розбіжності між звітом і обліком. Це момент, коли організація може надати додаткові документи, пояснення або виправити помилки. Не пропускайте цей етап, він прямо впливає на висновок.

Крок 6. Звіт і лист керівництву

Фінальний пакет зазвичай містить звіт аудитора з висновком, перевірений фінансовий звіт проєкту і лист керівництву з рекомендаціями. У листі керівництву бажано надати коментарі організації: що вже виправлено і які заходи заплановано. Донори цінують, коли організація реагує на рекомендації.

Крок 7. Після аудиту

Виконайте рекомендації до наступного звітного періоду і збережіть весь пакет документів, наданих аудитору. Наступний аудит або моніторинг донора майже завжди починається з перевірки того, що зроблено за попередніми зауваженнями.

Типові причини зауважень

Витрати поза періодом гранту, перевищення статей бюджету без погодження з донором, закупівлі без конкурентного відбору, відсутність табелів для персоналу проєкту, документи без підписів і дат, розбіжності між звітом донору і бухгалтерським обліком.

Порада: плануйте аудит у графіку проєкту ще на старті, а не в останній місяць. Якщо вашій організації потрібен аудит проєкту або консультація щодо його проходження, пишіть нам через профіль МК Аудит на платформі або на сайті audit-mk.com.ua.