Як неприбутковій організації підготуватися до аудиту

Аудит для громадської чи благодійної організації часто сприймається як перевірка, до якої треба «встигнути все дописати». Насправді найкраща підготовка до аудиту відбувається протягом року: коли облік, документи і внутрішні правила впорядковані, сам аудит займає менше часу і майже не відволікає команду. Ділимося тим, що ми радимо неприбутковим організаціям перед будь-яким аудитом: фінансової звітності, окремого проєкту чи на вимогу донора.

1. З'ясуйте, який саме аудит вам потрібен

Аудит фінансової звітності організації, аудит проєкту (гранту), погоджені процедури (МСССП 4400) чи оцінка системи фінансового управління мають різний обсяг і різний результат. Уважно прочитайте вимоги донора або технічне завдання: за який період і стандарт потрібен звіт, якою мовою, чи потрібен лист керівництву. Від цього залежать строки, вартість і перелік документів.

2. Установчі та організаційні документи

Статут у чинній редакції, витяг з ЄДР, рішення про включення до Реєстру неприбуткових установ і організацій, протоколи загальних зборів і правління, накази про призначення керівника та головного бухгалтера. Аудитор перевіряє, чи діяльність і витрати організації відповідають статуту та статусу неприбутковості.

3. Облікова політика і внутрішні правила

Наказ про облікову політику, положення про закупівлі, про відрядження, про використання корпоративних карток, політика розподілу спільних витрат між проєктами. Якщо таких документів немає або вони не відповідають практиці, це одне з перших зауважень у листі керівництву. Краще оновити їх до аудиту, ніж отримати рекомендацію після.

4. Облік цільового фінансування

Для неприбуткового сектору це ключова ділянка. Надходження і витрати мають бути розділені за кожним грантом і донором, залишки цільових коштів на кінець року підтверджені, а доходи визнані відповідно до понесених витрат. Звірте залишки в обліку з даними у звітах донорам.

5. Статус неприбутковості

Перевірте, що доходи використовуються лише на утримання організації та статутну діяльність, немає розподілу коштів між засновниками чи працівниками (крім оплати праці), а господарська діяльність, якщо вона є, відповідає статуту. Помилки тут можуть коштувати організації статусу, тому аудитор завжди приділяє їм увагу.

6. Звірки на кінець періоду

Банківські виписки на дату звітності, акти звірок з основними постачальниками та донорами, розрахунки з підзвітними особами, інвентаризація майна і запасів. Непідтверджені залишки найчастіше затягують аудит.

7. Персонал і заробітна плата

Штатний розпис, трудові та цивільно-правові договори, табелі, розрахунково-платіжні відомості, звітність з ПДФО, військового збору і ЄСВ. Для працівників, які працюють на кількох проєктах, потрібне підтвердження розподілу часу.

8. Команда і комунікація

Призначте одну відповідальну особу, яка збирає документи і відповідає на запити аудитора. Узгодьте формат обміну (спільна папка, зрозумілі назви файлів, скани в одному форматі) і графік: коли аудитор отримає документи, коли буде обговорення результатів.

Коротко: якісна підготовка до аудиту це не аврал за тиждень до перевірки, а впорядкований облік протягом року. Якщо вашій організації потрібна консультація щодо підготовки до аудиту, пишіть нам через профіль МК Аудит на платформі або на сайті audit-mk.com.ua.