Внутрішні політики в громадській організації: те, що я хотів би знати на старті

Коли у 2020 році я створював Youth Charity Fund “NEXT”, чесно кажучи, внутрішні політики були далеко не першим питанням, про яке я думав.

Як і в багатьох організацій на старті, головне було зовсім інше: почати працювати, знайти команду, запустити перші проєкти, допомагати людям, шукати партнерів і фінансування.

Тоді здається, що статуту, наказів і кількох базових документів цілком достатньо.

Але організація поступово росте. З’являються працівники та волонтери, гранти, закупівлі, партнери, робота з дітьми, персональні дані, фінанси. І разом із цим починають виникати питання, про які на старті навіть не думаєш.

Наприклад: хто і як приймає рішення про закупівлю? Що робити, якщо у когось із команди виник конфлікт інтересів? Хто може мати доступ до персональних даних? Як діяти, якщо надходить скарга на працівника або волонтера? Які правила мають діяти під час роботи з дітьми?

І ось тут стає зрозуміло: внутрішні політики — це не просто документи для грантової заявки.

Я теж колись дивився на політики як на формальність

Перші роки роботи організації багато процесів будуються на особистих домовленостях.

Ми знаємо одне одного, можемо швидко зателефонувати, домовитися, ухвалити рішення. Поки команда невелика — це працює.

Але коли організація росте, такий підхід починає створювати ризики.

Те, що для керівника здається очевидним, для нового працівника може бути зовсім не очевидним.

І саме тут я для себе зрозумів просту річ:

якщо правило важливе для роботи організації — воно не повинно існувати лише в голові керівника.

Воно має бути зрозуміло описане і однаково працювати для всієї команди.

Не треба одразу писати 30 політик

Зараз я іноді бачу іншу крайність.

Невелика організація вирішує «навести порядок» і починає збирати в інтернеті десятки політик: антикорупційну, фінансову, кадрову, закупівельну, комунікаційну, гендерну, безпекову — і ще двадцять документів.

У результаті з’являється велика папка, яку ніхто не відкриває.

На мою думку, це теж неправильний підхід.

Кількість документів має відповідати реальному рівню розвитку організації.

Для нової організації потрібен один набір політик. Для організації, яка вже має команду та декілька проєктів, — інший. А для ОГС, яка працює з міжнародними донорами та управляє значними бюджетами, вимоги вже зовсім інші.

Тому я умовно поділяю їх на три рівні.

Початковий пакет — основні правила, без яких організації вже складно системно працювати.

Базовий пакет — для організації, яка має команду, волонтерів, гранти, закупівлі та партнерські проєкти.

Розширений пакет — для ОГС, яка масштабується, працює з міжнародними донорами або готується проходити оцінку організаційної спроможності чи due diligence.

Найгірший варіант — просто скачати шаблон

Це одна з речей, які я сьогодні точно не радив би робити.

Можна знайти в інтернеті прекрасну політику на 20 сторінок, змінити назву організації та затвердити її наказом.

Але виникає просте питання: чи зможе організація реально виконувати те, що там написано?

Наприклад, у політиці зазначено, що певні рішення приймає спеціальна комісія з п’яти осіб. А в організації загалом працюють чотири людини.

Або прописана складна система погодження закупівель, яка взагалі не відповідає тому, як організація працює на практиці.

Формально документ є. Реально — він не працює.

Тому хороша внутрішня політика, на мою думку, починається не з відкриття Word.

Вона починається з розмови про те, як насправді працює організація.

Які питання варто поставити собі

Перед тим як створювати пакет політик, я б порадив керівнику організації відповісти хоча б на кілька простих питань:

хто приймає ключові рішення;
хто контролює фінанси та закупівлі;
як попереджається конфлікт інтересів;
як організація працює з персональними даними;
як можна подати скаргу;
як організація реагує на порушення;
які правила діють для працівників і волонтерів;
чи є окремі механізми захисту дітей та інших вразливих груп.

Дуже часто вже після відповідей на ці питання стає зрозуміло, яких документів організації бракує.

А донорам це дійсно важливо?

Так. Але я б не радив створювати політики тільки тому, що їх може попросити донор.

Під час розвитку організації я сам побачив, що чим серйознішим стає партнерство, тим більше уваги приділяється не лише нашим проєктам, а й тому, як влаштована сама організація.

Як приймаються рішення? Як управляються кошти? Чи існують правила щодо конфлікту інтересів? Як захищаються діти? Чи є механізм скарг? Чи розуміє команда свої обов’язки?

І це логічно.

Донор фактично довіряє організації ресурси. Тому він хоче розуміти, наскільки надійною є система всередині.