Коли організація лише запускає нову ініціативу, багато питань вирішуються завдяки високій залученості команди. Зрозумівши напрямок дій, кожен має уявлення, що потрібно зробити, швидко підхоплює нові задачі та підтримує розвиток проєкту.

Проте зі зростанням масштабу цього вже недостатньо. З’являються нові ролі, збільшується команда, відкриваються нові осередки, а кількість учасників і партнерів стрімко зростає. У цей момент стає важливо зберегти енергію команди, побудувавши систему, яка дозволить масштабувати результати.

На початку співпраці саме з таким викликом до нас звернулася команда урбанруху «У міста є Я».

Що таке Урбанрух?

Урбанрух «У міста є Я» – це всеукраїнська освітня ініціатива для підлітків, яка допомагає формувати відповідальних мешканців своїх громад.

Ідея проєкту народилася з книги Ірини Озимок «У міста є Я» (вперше опублікована у 2021 році). Згодом видання переросло в масштабну програму неформальної освіти, а вже навесні 2024 року розпочали роботу перші підліткові осередки Урбанруху.

Формат програми поєднує навчання, практичну роботу над власними проєктами та розвиток активної спільноти молоді. Учасники не лише пізнають основи урбаністики, громадянської участі та проєктного менеджменту, а й безпосередньо реалізовують власні ініціативи у своїх громадах.

Ось кілька з уже реалізованих проєктів випускників Урбанруху:

«Open City» у Вінниці, який підвищує обізнаність містян про інклюзивність і безбар’єрність;
у Житомирі підлітки облаштували парклет – зону відпочинку замість паркомісць;
«Поштова: перезавантаження» в Києві – фестиваль на території Музею Однієї Нації на Поштовій площі, присвячений темі відповідальності за місто, збереження історичних пам’яток;
у межах «Відлуння» на території лікарні у Львові облаштували відпочинкову зону та терапевтичний сад;
у Запоріжжі арт-інсталяція легенів, що димлять «ЗаПовітря» привертає увагу до проблеми забрудненням екології.

За відносно короткий час Урбанрух масштабувався до рівня всеукраїнської мережі:

реалізовано 5 хвиль освітньої програми;
83 осередки в Україні та 1 осередок за кордоном;
понад 50 населених пунктів;
понад 1800 учасників;
74 ментори;
63 громадські організації-партнери;
три навчальні програми, що загалом охоплюють 34 теми;
окремий курс із проєктного менеджменту.

Кожна хвиля програми триває близько чотирьох місяців і проводиться двічі на рік. Результатом стають як реалізовані підлітками проєкти, так і сформована спільнота людей, які продовжують розвивати свої громади.

Саме в період активного масштабування ми долучилися до розвитку цієї ініціативи. Перед нами та Урбанрух стояло завдання створити систему, яка дозволить стабільно запускати нові хвилі, розвивати команду та підтримувати спільноту випускників без втрати якості взаємодії.

Наша перша співпраця: коли зростання потребує системи

Після запуску пілоту програми навесні 2024 року та завершення першої хвилі стало очевидно: щоб рухатися далі, команді потрібен системний підхід.

Урбанрух почав масштабуватися, збільшувалася кількість людей у команді, і виникла потреба чітко виписати механіки проєкту, ролі та зони відповідальності. Важливо було зрозуміти, як саме команда має надалі реалізовувати Урбанрух так, щоб кожен учасник процесу знав свою функцію, а вся система працювала злагоджено.

Ми традиційно почали з побудови ланцюжка створення цінності (є фото нижче). Але оскільки потрібно було рухатися швидко, зробили це максимально просто й практично: сформували лише ключовий ланцюжок основного процесу та зайнялись одразу декомпозицією. Обійшлись без складних схем, натомість – описали необхідні процеси у табличному форматі.

Пізніше команда ділилася, що цей етап став для них чимось більшим, ніж просто робота з процесами.

По суті, це було поєднання стратегування та процесного підходу: під час роботи вони разом обговорювали ключові питання проєкту, зокрема чи мають хвилі запускатися одночасно, як саме має працювати «школа урбаністики», якими мають бути критерії доброї участі, як оцінювати проєкти та результати учасників тощо.

Ми допомогли команді розробити цю базову логіку, а далі вони вже самостійно доповнювали таблички деталями та внутрішніми матеріалами, шаблонами.

Ключове, чого вдалося досягти внаслідок нашої такої першої взаємодії: команда Урбанруху навчилася краще розраховувати власні сили.

Завдяки процесному підходу стало зрозуміліше, хто за що відповідає, які задачі закриває кожна роль і як команда може рухатися далі без хаосу та дублювання функцій.

Саме цей досвід став фундаментом для наступного етапу співпраці – уже не про запуск і масштабування програми, а про розвиток спільноти, яка виникла навколо неї.

Від випускників до спільноти через процесний підхід: наступний етап розвитку

Кілька місяців тому команда Урбанруху повернулася до нас уже з новим запитом – на розвиток спільноти.

Оскільки програма працює вже в багатьох містах і громадах, природно почала зростати й спільнота випускників. І тоді постало відповідне питання: що робити з учасниками після завершення програми, як підтримувати зв’язок, обмін досвідом і залученість, не перевантажуючи команду ручною роботою? І які показники збирати, як оцінювати спільноту, щоб розуміти чи рухаємось у бажаному векторі?

Спочатку команда пробувала прості рішення – створювала групи у WhatsApp та інших месенджерах. Але дуже швидко стало зрозуміло: цього недостатньо. Спільнота росте, запитів стає більше, а команди на це не вистачає. Подібно до попереднього етапу, стало очевидно, що потрібна система.

Як ми допомогли?

Було важливо не просто «запустити ком’юніті», а зрозуміти, навіщо воно потрібне на сенсовому рівні. Тож ми допомогли команді визначити, для чого саме їм потрібна спільнота, у чому її цінність, і як вона має працювати як на рівні інструментів, так і на рівні сенсів. Виявилося, що спільнота є цінною не лише для випускників, а й для викладачів, менторів, підлітків і навіть ширше – для позитивного впливу на країну загалом.

Після цього ми сформували модель збору інформації, аналітики та дашбордів для роботи зі спільнотами й оцінки їхнього впливу. Тепер команда може фіксувати показники по спільнотах, розуміє, як інтегрувати цей збір даних у поточні процеси, і знає, що робити з отриманою інформацією далі.

Це також дало відповіді на практичні запитання: хто може поділитися яким досвідом, яких експертів варто досліджувати глибше і запрошувати бути менторами або провести вебінар тощо. З’явилося розуміння, як вибудовувати системну взаємодію зі спільнотою.

Отже, на цьому етапі ми вже описали модель збору даних і сформували технічне завдання для вибору CRM-системи й аналітики. Тому, наступним кроком стане тестування моделі збору даних під час осіннього набору. Якщо вона покаже себе добре, далі Урбанрух зможе перейти до автоматизації процесів, налагодження баз знань й інших інструментів для сталого розвитку спільноти.

«Мені дуже приємно працювати з Наталією. Робота з процесами допомогла нам краще побачити власні ресурси й реалістично оцінювати сили. Після нашої першої взаємодії я ще раз переконалася: якщо йдеться про такі масштабні проєкти, без процесів ніяк. Саме вони дають змогу спокійно й якісно зростати, чітко розуміти ролі, межі відповідальності та власний ліміт сил», – ділиться Софія Денисюк, координаторка програми «Урбанрух “У міста є Я”».

Коментар Ірини Озимок, засновниці Урбанруху:

«У певний момент я усвідомила, наскільки великою стала наша спільнота: десятки локальних осередків, сотні випускників, ментори – це все мікроспільноти. Тоді я питала себе: як не просто підтримувати зв’язок між усіма цими людьми, а зробити так, щоб статус випускника чи частини Урбанруху мав реальну цінність і відчуття належності? Саме тоді я почала глибше вивчати тему побудови спільнот і зрозуміла, що нам потрібна допомога у систематизації процесів та створенні механізмів, які зроблять роботу команди легшою, а взаємодію між людьми — сильнішою. Так ми звернулися до фахівців».

Якщо ви також шукаєте рішення для розвитку власних спільнот – пишіть Наталії Заверусі в соцмережах або на платформі. Допоможемо запустити спільноту, підібрати інструменти саме під ваш кейс, сформувати цілі, метрики та реалізувати план розвитку.

Нещодавно команда Урбанруху встигла реалізувати ще кілька чудових ініціатив: провела перший пілотний запуск освітньої програми у громадах з населенням до 60 тис. осіб, разом з УКУ провела дослідження щодо потреб молоді та запитів ринку праці, а також почала дивитися в бік подальшого розвитку спільноти випускників і не тільки.

Ми раді бути частиною цього шляху, підтримувати Урбанрух у масштабуванні та розвитку спільноти. І бажаємо команді нових успіхів!

Articles