Понад 15 років я працюю з громадськими організаціями, медіа й волонтерськими ініціативами. За останні три роки, після початку повномасштабного вторгнення, я побачила закономірність, про яку хочу поговорити.

У більшості ГО, які запрошують мене на консультацію, є одна або кілька людей, на яких тримається все. Вони пам'ятають, як влаштовані процедури. Знають, кому з донорів як писати. Тримають у голові карту партнерств, історію звернень, специфіку роботи з різними категоріями бенефіціарів. Ніхто інший цю інформацію не має — принаймні цілісно.

Ці люди — героїні й герої свого сектору. Так росли всі ГО у 2022, коли треба було рятувати людей, а не описувати процеси. Це була адекватна відповідь на реальність.

Але я бачу, що ця модель почала виснажуватися. І ось чому.

Що я спостерігаю у 2024–2025

За останні півтора року я зафіксувала кілька повторюваних сценаріїв.

Перший. Ключова людина йде у відпустку — і половина роботи зупиняється. Не тому що інші не хочуть допомогти. А тому що ніхто не знає, як саме треба.

Другий. Нова співробітниця чи новий співробітник входить у роботу три-шість місяців. Не тому що вони не здатні. А тому що навчання відбувається "з рук у руки", і немає структури, за якою можна це навчання побудувати.

Третій. Керівниці й керівники стають "вузьким горлом" для всіх рішень. Не тому що не довіряють команді. А тому що правила ухвалення рішень існують лише у їхніх головах — і без них ніхто не знає, що обирати.

Четвертий, і найбільш тривожний. Люди вигорають. Не через погану команду або низьку мотивацію. А через постійне перевантаження контекстом, який неможливо ні з ким розділити.

Це не окремі випадки. Це системна ознака "культури героїв".

Чому це не питання геройства, а питання моделі

Коли я говорю про це з керівництвом ГО, я часто чую заперечення: "У нас чудова команда, у нас проблема не з людьми". І це правда — команда справді може бути чудовою. Проблема не в людях, а в тому, як влаштована робота.

У культурі героїв знання й рішення живуть у головах кількох ключових людей. Це працює, поки: → команда маленька (до 5–7 людей); → обсяг роботи стабільний; → ключові люди в ресурсі і не хочуть звільнятися; → не виникає потреби масштабуватися.

Щойно якась із цих умов зникає — модель починає давати збої. І чим більше ГО росте, тим болючіше ці збої відчуваються.

Що таке бізнес-процеси насправді

Словосполучення "бізнес-процеси" у третьому секторі часто зустрічають з опором. Воно асоціюється з корпоративною бюрократією, п'ятдесятисторінковими регламентами, які ніхто не читає, і втратою людяності на користь ефективності.

Я розумію цей опір. І я тут, щоб сказати: він базується на непорозумінні.

Бізнес-процес — це не документ. Це домовленість команди про те, як робиться робота. Документ — лише слід цієї домовленості.

Процесний підхід не про заміну людяності на бюрократію. Він про те, щоб команда знала правила гри, які вона сама для себе встановила. І про те, щоб ці правила не залежали від пам'яті однієї людини.

Що змінюється, коли процеси описані

За моїм досвідом роботи з ГО, чотири речі перестають бути проблемою.

По-перше, стає видно, хто що робить, коли і за яким правилом. Це базове, але критичне. Без цього неможливо ані делегувати, ані навчати нових людей, ані розв'язувати конфлікти в команді.

По-друге, нові співробітниці й співробітники входять у роботу за тижні, а не за місяці. Замість "вчись у польових умовах" з'являється карта, за якою можна орієнтуватися.

По-третє, не доводиться повторювати одне й те саме кожній новій людині. Пояснення робиться один раз — на рівні опису процесу — і потім працює для всіх.

По-четверте, знання перестає залежати від однієї людини. Це і про стійкість організації, і про турботу про самих героїнь та героїв, які зараз тримають на собі забагато.

З чого можна почати самостійно

Якщо ця стаття резонує з вашою реальністю, ось послідовність кроків, яка працює у ГО, з якими я співпрацювала.

Тиждень 1. Команда сідає на одну годину і називає 7–10 основних процесів вашої ГО. Тільки список, без деталей. Це можуть бути: прийом звернення, підготовка грантової заявки, звітування, організація події, супровід бенефіціара.

Тиждень 2. Керівництво і 1–2 ключові фахівчині чи фахівці обирають один процес для опису. Критерії: він часто виконується, у ньому є проблеми, він добре знайомий комусь конкретному.

Тиждень 3. Власниця чи власник процесу проводить інтерв'ю з 3–5 учасниками: "Розкажи, як ти це робиш насправді". Не "як має бути" — а як є.

Тиждень 4. Пишеться текстовий опис процесу. Одна-дві сторінки, без формалізму.

Тиждень 5. Опис переноситься у таблицю: номер кроку, хто робить, що робить, коли, який документ використовується. Команда читає, дає правки.

Тиждень 6. За бажанням — таблиця конвертується у BPMN-схему. Або залишається як є, якщо таблиці досить.

Загалом це 20–25 годин роботи власниці чи власника процесу і 3–4 години інших членів команди. Реалістично для більшості ГО.

Якщо хочете дізнатись більше, то можете отримати записи вебінарів:

https://forms.gle/NwCuvng76EaLgWwR9

Де я можу бути корисною

Разом із Наталею Заверухою і командою Manageable ми запускаємо напрямок роботи з бізнес-процесами для громадського сектору і раді будемо вас підтримати у вашому прагненні налаштувати систему в організації.

Articles