ГО «Міжнародна асоціація психологів та тренерів-експертів» (ГО «МАПТТЕ») оголошує тендер на надання послуг з організаційного розвитку, а саме аналізу внутрішніх управлінських і фінансових процесів, розробки, погодження та підготовки до впровадження двох внутрішніх політик організації:

1. Політики управління проєктами;

2. Політики фінансового управління та внутрішнього контролю.

Необхідність розробки політик пов'язана зі зростанням масштабів діяльності організації, кількості проєктів, партнерств та розширенням мережі регіональних осередків. ГО «МАПТТЕ» прагне перейти до більш системної та стандартизованої моделі внутрішнього управління, яка забезпечить прозорість, підзвітність, ефективне використання ресурсів та єдині стандарти роботи всієї організації.

Основні завдання провайдера

Провайдер має:

1. Провести аналіз поточного стану

· ознайомитися з чинними внутрішніми документами та політиками організації;

· проаналізувати існуючі управлінські та фінансові процеси;

· визначити прогалини, ризики та потреби організації;

· провести робочі консультації з ключовими представниками команди.

2. Розробити Політику управління проєктами

Політика має охоплювати повний життєвий цикл проєкту, зокрема:

· ініціювання та відбір проєктних ідей;

· планування;

· визначення ролей і відповідальності;

· формування проєктної команди;

· управління ризиками;

· реалізацію та координацію;

· моніторинг;

· управління змінами;

· внутрішню та донорську звітність;

· завершення проєкту;

· оцінювання результатів;

· архівування проєктної документації.

3. Розробити Політику фінансового управління та внутрішнього контролю

Політика має регламентувати:

· фінансове планування та бюджетування;

· розподіл фінансових повноважень;

· погодження та здійснення витрат;

· розподіл відповідальності;

· внутрішній фінансовий контроль;

· контроль використання грантових коштів;

· фінансовий моніторинг;

· управління фінансовими ризиками;

· фінансовий документообіг;

· внутрішню фінансову звітність;

· підготовку та зберігання підтвердних документів.

4. Провести погодження та доопрацювання

· презентувати проєкти політик команді організації;

· отримати та врахувати зауваження і пропозиції;

· доопрацювати документи відповідно до специфіки ГО «МАПТТЕ».

5. Підготувати фінальні документи

Очікується передача організації фінальних редакцій двох політик, готових до затвердження керівними органами та подальшого практичного застосування.

6. Сприяти впровадженню

Передбачити проведення консультації/навчання для команди щодо практичного застосування розроблених політик та процедур.

Очікувані результати

За результатами надання послуги ГО «МАПТТЕ» має отримати:

· проведений аналіз чинних управлінських та фінансових процесів;

· розроблену Політику управління проєктами;

· розроблену Політику фінансового управління та внутрішнього контролю;

· документи, погоджені з керівництвом та ключовими представниками команди;

· рекомендації щодо практичного впровадження політик;

· проведену консультацію/навчання команди щодо застосування нових процедур.

Політики мають бути адаптовані саме до структури, масштабу та особливостей діяльності ГО «МАПТТЕ», а не являти собою типові шаблонні документи.

Орієнтовний термін надання послуги

До 2 місяців з моменту укладення договору.

Конкретний календарний план буде погоджено із обраним провайдером.

Бюджет

Максимальний бюджет послуги — 45 000 грн.

У межах грантових коштів оплата ПДВ не здійснюється.

Критерії оцінки пропозицій

Пропозиції оцінюватимуться за такими критеріями:

· відповідність запропонованої методології потребам ГО «МАПТТЕ»;

· досвід провайдера у розробці внутрішніх політик та процедур;

· досвід роботи з громадськими організаціями та донорськими проєктами;

· якість та реалістичність запропонованого плану роботи;

· розуміння специфіки діяльності та структури ГО «МАПТТЕ»;

· вартість послуги;

· співвідношення ціни та якості запропонованої послуги.

До участі запрошуються фахівці/консультанти з досвідом у сфері:

· організаційного розвитку громадських організацій;

· розробки внутрішніх політик та процедур;

· проєктного менеджменту;

· фінансового управління та внутрішнього контролю;

· роботи з грантовими та донорськими проєктами.

Бажаним є досвід розробки політик для громадських та благодійних організацій, а також розуміння вимог міжнародних донорів.

Провайдер обов'язково має бути зареєстрований на платформі «Дім громадянського суспільства» та мати верифіковану послугу на Маркетплейсі послуг з організаційного розвитку.

Що має містити тендерна пропозиція

Просимо надати:

1. Резюме/професійний профіль провайдера.

2. Опис релевантного досвіду.

3. Орієнтовний план надання послуги із зазначенням етапів, методології та строків.

4. Цінову пропозицію із зазначенням повної вартості послуги без ПДВ.

5. Витяг з ЄДР.

6. Витяг з реєстру платників єдиного податку

7. За наявності — приклади аналогічних робіт/розроблених політик або рекомендації клієнтів.