Послуги з аналізу, налаштування та впровадження CRM-системи для ГО «Звичайні люди»

Про організацію

ГО «Звичайні люди» реалізує проєкт «Система безперервного кризового реагування на рівні громад Харківської області» в межах грантової підтримки ІСАР Єднання.

Мета закупівлі

Створення та впровадження CRM-системи для автоматизації обліку бенефіціарів, активностей, послуг, кейсів потреб громад, моніторингу індикаторів проєкту та формування аналітичної звітності.

Основні завдання

Розробити та впровадити CRM-систему, яка забезпечить:

Облік бенефіціарів

Створення унікальної електронної картки бенефіціара з можливістю:

• присвоєння унікального ID;

• збереження основних персональних даних;

• обліку участі в проєктах та заходах;

• відображення отриманих послуг;

• збереження історії взаємодії з організацією;

• контролю можливих дублікатів;

• пошуку та фільтрації бенефіціарів за визначеними критеріями.

Облік активностей та відвідувань

Система повинна забезпечувати:

• створення та реєстрацію заходів, занять і послуг;

• прив'язку заходів до конкретного проєкту, простору та населеного пункту;

• реєстрацію учасників активностей;

• електронні списки відвідування;

• можливість обліку повторних та унікальних відвідувачів;

• відображення історії участі бенефіціара у заходах та послугах;

• облік активностей за напрямами діяльності;

• формування статистики за визначений період.

Автоматичний розрахунок:

• загальної кількості відвідувань;

• кількості унікальних бенефіціарів;

• кількості проведених заходів;

• охоплення за проєктами;

• охоплення за локаціями;

• охоплення за видами послуг;

• охоплення за віковими та соціальними групами (за наявності даних).

Кейс-менеджмент

CRM повинна містити окремий модуль ведення кейсів.

Кожен кейс має включати:

• унікальний номер кейсу;

• дату відкриття;

• пов'язаного бенефіціара або сім'ю;

• населений пункт та громаду;

• тип потреби;

• опис ситуації;

• рівень пріоритетності;

• відповідального працівника;

• заплановані дії;

• статус кейсу;

• історію роботи з кейсом;

• результат реагування;

• дату закриття.

Система повинна забезпечувати:

• облік відкритих та закритих кейсів;

• моніторинг статусів кейсів;

• формування статистики щодо опрацьованих потреб;

• контроль виконання індикаторів проєкту;

• накопичення даних для формування моделі кризового реагування.

Моніторинг потреб громад

Система повинна дозволяти:

• реєструвати індивідуальні та групові потреби населення;

• групувати потреби за громадами, населеними пунктами та категоріями;

• визначати найбільш поширені потреби;

• формувати статистичні та аналітичні звіти;

• відстежувати динаміку змін потреб у громадах;

• накопичувати дані для подальшої підготовки аналітичних матеріалів.

Система повинна забезпечувати можливість підготовки даних для органів місцевого самоврядування, військових адміністрацій, донорів та партнерських організацій.

Документи бенефіціарів

CRM повинна забезпечувати можливість зберігання та прив'язки документів до картки бенефіціара, зокрема:

• згод на обробку персональних даних;

• реєстраційних анкет;

• форм оцінки потреб;

• форм моніторингу та оцінки;

• інших документів, пов'язаних із наданням послуг.

Бажаною є інтеграція з Google Drive або іншим хмарним сховищем документів.

Моніторинг та оцінка

CRM повинна забезпечувати автоматичне формування показників для:

• внутрішнього моніторингу діяльності організації;

• підготовки програмної та донорської звітності;

• відстеження виконання індикаторів проєкту;

• оцінки результативності роботи просторів;

• аналізу ефективності наданих послуг;

• формування аналітики для прийняття управлінських рішень.

Бажані інтеграції

Перевагою буде можливість:

• імпорту даних з ActivityInfo;

• інтеграції з Google Forms;

• інтеграції з Google Sheets;

• інтеграції з Google Drive;

• експорту даних у Excel, CSV та PDF;

• автоматичного формування дашбордів і звітів.

Ролі доступу

Система повинна підтримувати різні рівні доступу для:

• адміністратора системи;

• керівника організації;

• керівника проєкту;

• координаторів просторів;

• психологів;

• операторів CRM;

• волонтерів.

Для кожної ролі має бути можливість налаштування доступу до перегляду, редагування та експорту даних.

Особливі вимоги

CRM-система повинна забезпечувати:

• облік діяльності окремо по просторах;

• формування статистики по кожному простору окремо та по організації в цілому;

• моніторинг ключових індикаторів проєкту;

• накопичення даних для створення та вдосконалення моделі кризового реагування;

• можливість експорту даних та формування аналітичних звітів.

Орієнтовні строки виконання

• Аналіз потреб та узгодження технічного рішення — до 15 липня 2026 року.

• Налаштування та тестування CRM-системи — до 15 серпня 2026 року.

• Навчання команди та запуск системи в роботу — до 31 серпня 2026 року.

• Консультаційний супровід після запуску — вересень 2026 року.

Очікувані результати

За результатами виконання робіт організація повинна отримати:

• функціонуючу CRM-систему;

• налаштовані модулі відповідно до технічного завдання;

• єдину базу бенефіціарів;

• систему обліку активностей та відвідувань;

• систему обліку та моніторингу кейсів потреб;

• інструмент збору та аналізу потреб громад;

• автоматизоване формування звітності за індикаторами проєкту;

• інструмент накопичення даних для створення та вдосконалення моделі кризового реагування;

• навчання співробітників та волонтерів;

• інструкцію користувача;

• технічну документацію;

• проведене тестування системи та усунення виявлених помилок;

• акт впровадження CRM-системи.

Вимоги до учасників

• досвід розробки CRM або інформаційних систем;

• досвід роботи з громадськими або благодійними організаціями буде перевагою;

• наявність реалізованих аналогічних проєктів;

• можливість надання технічної підтримки після впровадження.

Для участі у відборі просимо надати:

• комерційну пропозицію;

• інформацію про виконавця;

• приклади реалізованих проєктів;

• короткий опис запропонованого рішення;

• орієнтовний план та строки реалізації.

Критерії оцінки пропозицій:

Відповідність технічному завданню — 35%.

• Досвід виконавця — 25%.

• Запропонований функціонал та зручність використання — 25%.

• Вартість послуг — 15%.