Як налагодити медіапартнерство з Міністерствами

Вероніка Кобзиста, PR-експертка у сфері державних та соціальних комунікацій, засновниця комунікаційної агенції 9.Department

Одного разу у вашому житті настане цей момент. Вашим партнером у проєкті стане державна структура. Для непідготовлених умів це може бути дуже стресово. Адже рівень відповідальності великий, ризик зафакапити ще вищий, а часу, щоб спокійно у всьому розібратися, ймовірно не буде.

Щоб не розгубитися перед серйозними людьми й запам’ятатись як відповідальні сонечка, пропоную дотримуватись певних правил:

Домовляємось завчасно

Якщо це не ситуативний матеріал, а довгостроковий проєкт — попередьте комунікаційників потрібного Міністерства за кілька тижнів, а краще — за місяць. Тоді у них буде можливість запланувати у контент-плані спільний вихід.

Те саме стосується й текстів. Чим раніше напишете їх, тим швидше зможете погодити, і тим більша ймовірність, що ваш медіавихід відбудеться вчасно. Якщо ви єдиний комунікаційник організації, рекомендую взяти написання текстів на себе. Бо якісний текст, як і сир, має дозріти. Закладіть собі можливість проглянути матеріали свіжим оком або дайте колезі на перегляд (а краще і те, і те. Але про це згодом).

Перевір, потім дай перевірити колезі, а потім ще комусь

Факапи — загалом неприємна штука. Але якщо таке трапляється на майданчиках державного органу, наслідки будуть критичними. Тому обовʼязково перевірте всі цифри перед публікацією і закладайте в бюджет вичитку коректора. А ще краще — майте одного в команді.

Ви хочете поговорити про дисклеймери

Так, ніхто не любить просити про батарею лого й дисклеймер. Але якщо цього не зробити й понадіятися на добру душу прессекретаря держустанови, скоріш за все ви залишитесь без згадок донора, а отже без рядочка для звіту. Відірвіть це повідомлення як пластир й узгодьте усі формальності на самому початку роботи.

Підтримка міжнародних партнерів

З іншого боку, якщо ваш проєкт підтримує донор, який також фінансує проєкти Міністерства — тут теж є свої плюси. Значить маєте всі шанси домовитись про допис не тільки на сторінках українських установ, а й у соцмережах донора. Але знову ж таки: погодьте текст завчасно.

Твоя ЦА і моя ЦА — не одна ЦА

Новини на держпорталах моніторять медіа — у них своя аудиторія. Соціальні мережі установ мають свою. Ваші соцмережі — скоріш за все взагалі третя аудиторія. І це треба враховувати при написанні матеріалів.

Давайте на прикладах. Ваш проєкт направлений на підлітків. Партнер в проєкті — МОН. Але ресурси Міносвіти переглядають не тінейджери, а викладачі. Орієнтуйтесь на них, або не робіть спільні виходи. Викресліть з релізу згадки про «крінж», а в Інстаграм-пості краще поставте крапку в кінці речення.

Святе погодження

Якщо домовляєтесь про спільний вихід після офлайн заходу, обов’язково погодьте цитати спікерів з міністерств. Без цього абсолютно нікуди, бо потім матимете дуже гнівні відгуки від комунікаційного відділу.

Так само і з текстами. Будьте терплячими, бо комунікаційники часто відповідають болісно довго, коли погодження треба от-от. Тому повертаємось до першого пункту — готуйте всі матеріали завчасно.

Пресреліз добре було б написати за тиждень або принаймні за 2-3 дні до події, на спільний допис знадобиться не менше, ніж місяць. А от фото з офлайн заходів навпаки критично надіслати впродовж декількох годин після закінчення. Ну й звичайно тримайте під рукою контакти піарників і помічників міністрів.

Але головне — видихайте. У держустановах теж працюють живі люди, які хочуть мати класні медійні виходи. І хоч це і може здаватись страшним процесом, такий досвід неймовірно цінний.