Основні помилки при підготовці до аудиту гранту

Більшість зауважень у звітах аудиторів за грантовими проєктами повторюються з року в рік і в різних організаціях. Їх можна уникнути, якщо знати заздалегідь, на що звертає увагу аудитор. Зібрали вісім помилок, які ми найчастіше бачимо під час аудиту грантів громадських і благодійних організацій.

1. Витрати поза періодом гранту

Оплата товарів чи послуг до дати початку проєкту або після його завершення, передоплати за роботи, які будуть виконані вже після закінчення гранту. Такі витрати майже завжди визнаються неприйнятними. Перевірте дати договорів, актів і платежів ще до аудиту.

2. Перевищення статей бюджету без погодження

Більшість грантових угод дозволяють перерозподіл між статтями лише в межах певного відсотка. Якщо ліміт перевищено, потрібне письмове погодження донора. Лист від менеджера проєкту чи усна домовленість аудитора не переконають.

3. Закупівлі без конкурентного відбору

Відсутні комерційні пропозиції, протокол вибору постачальника або обґрунтування закупівлі в одного постачальника. Навіть якщо ціна була ринковою, без документів аудитор не зможе це підтвердити.

4. Заробітна плата без підтвердження часу

Частка зарплати працівника віднесена на проєкт за бюджетним відсотком, а табелів або звітів про розподіл робочого часу немає. Особливо це стосується працівників, які одночасно працюють на кількох проєктах.

5. Неповна або неправильно оформлена первинна документація

Акти без дат і підписів, рахунки без посилання на проєкт, авансові звіти без підтвердних документів, відсутні посадкові талони чи квитки для відряджень. Кожен такий документ стає окремим запитанням у ході аудиту.

6. Фінансовий звіт не збігається з обліком

Суми у звіті донору відрізняються від даних бухгалтерії через курсові різниці, коригування або витрати, перенесені між проєктами. Самі розбіжності не завжди є помилкою, але відсутність пояснення до них затягує аудит.

7. Невиконані рекомендації попереднього аудиту

Аудитор та донор обов'язково перевіряють, що зроблено за зауваженнями минулого року. Повторне зауваження виглядає значно гірше, ніж перше.

8. Підготовка в останній тиждень

Документи збирають уже під час аудиту, відповідальна особа у відпустці, а частина оригіналів у партнерів у регіонах. Результат: строки зриваються, а якість відповідей падає.

Як цього уникнути

Проводьте внутрішню перевірку проєкту хоча б раз на квартал, зберігайте документи за проєктом в одній структурі, погоджуйте з донором усі зміни бюджету письмово і плануйте аудит у графіку проєкту ще на старті.

Потрібна допомога? МК Аудит проводить аудит грантів і проєктів для неприбуткових організацій та консультує щодо підготовки до нього. Пишіть нам через профіль на платформі або на сайті audit-mk.com.ua.