Предметом тендеру є надання послуг з організаційного розвитку, а саме: аналіз наявних внутрішніх політик ГО «Осоння», доопрацювання трьох наявних документів та розробка двох нових політик, підготовлених до внутрішнього погодження, затвердження та практичного використання організацією.

Перелік документів, що мають бути доопрацьовані / розроблені

№ / Назва документа / Статус / Очікуваний зміст / результат

1. Етичний кодекс. Доопрацювання наявного документа. Оновлення стандартів поведінки, цінностей організації, принципів доброчесності, професійних меж, недискримінації, підзвітності, прозорості та загальних правил запобігання конфлікту інтересів для всіх осіб, які діють від імені організації.

2. Фінансова політика та процедура закупівель. Доопрацювання наявної політики закупівель із включенням фінансових процедур. Регламентація фінансового управління, погодження витрат, документообігу, звітності, вибору та перевірки постачальників, процедур закупівель, запобігання конфлікту інтересів у закупівлях, зберігання фінансової та тендерної документації.

3. Кадрова політика. Доопрацювання наявного документа. Оновлення правил управління персоналом: порядок найму, адаптації, визначення ролей і обов’язків, облік робочого часу, оцінка роботи, професійний розвиток, оплата, залучення волонтерів та експертів, завершення співпраці, принципи рівних можливостей і недискримінації.

4. Політика конфіденційності, захисту персональних даних та цифрової безпеки. Розробка нового документа. Визначення правил збору, обробки, зберігання, передачі та захисту персональних і чутливих даних; правил ведення кейсів, доступу до інформації, використання фото-, відеоматеріалів та історій клієнтів, отримання згоди на обробку персональних даних, а також базових правил цифрової безпеки, роботи з електронною поштою, хмарними сховищами, онлайн-формами та месенджерами.

5. Політика захисту / Safeguarding & PSEA. Розробка нового документа. Визначення правил захисту дітей і вразливих дорослих, запобігання сексуальній експлуатації, насильству і домаганням, професійних меж у роботі з клієнтами та бенефіціарами, порядку повідомлення, розгляду скарг і реагування тощо.

Важливо: Принципи гендерної рівності, недискримінації, інклюзії та чутливого підходу до роботи з вразливими групами мають бути інтегровані у відповідні документи, зокрема в Етичний кодекс, Кадрову політику та Політику захисту / Safeguarding & PSEA, без підготовки окремого документа.

Завдання провайдера

· провести коротку діагностику наявних документів і потреб організації;

· проаналізувати надані організацією чинні внутрішні документи;

· підготувати проєкти 5 політик / процедур відповідно до переліку, наведеного вище;

· провести онлайн-обговорення з командою організації щодо структури та змісту документів;

· доопрацювати документи з урахуванням коментарів команди;

· передати фінальні версії документів у форматі MS Word українською мовою;

· провести підсумкову онлайн-консультацію для команди організації щодо практичного застосування підготовлених політик.

Вимоги до учасників тендеру:

До участі у тендері запрошуються фізичні особи-підприємці та юридичні особи, які мають офіційну реєстрацію в Україні та відповідні КВЕДи для надання консультаційних, експертних, аналітичних або інших релевантних послуг, зокрема 70.22, 74.90 або інші релевантні КВЕДи.

Обов’язкові вимоги до учасника:

· наявність профілю провайдера та верифікованої послуги на порталі Маркетплейсу послуг з організаційного розвитку ІСАР Єднання;

· відсутність конфлікту інтересів із ГО «Осоння» та ІСАР Єднання;

· офіційна реєстрація в Україні;

· досвід розробки або доопрацювання внутрішніх організаційних політик, процедур чи стандартів для громадських, благодійних або інших неприбуткових організацій;

· готовність надати цінову пропозицію із загальною сумою без ПДВ (сума ПДВ не може бути сплачена за кошти гранту);

· готовність працювати онлайн та погоджувати документи з командою організації.

Перелік документів для участі у тендері:

Обов’язкові документи:

· резюме ключового експерта / експертів;

· цінова пропозиція із загальною сумою послуг без ПДВ;

· короткий опис підходу до виконання завдання: як буде організована робота, які етапи передбачені, як буде залучена команда організації, у які строки будуть підготовлені документи;

· виписка або витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

· для ФОП - копія витягу з реєстру платників єдиного податку або інший документ, що підтверджує систему оподаткування.

Додатково, за наявності, учасник може подати:

· приклади або описи раніше розроблених політик / процедур для НУО чи благодійних організацій;

· інформацію про досвід роботи з організаціями, які працюють у сфері протидії домашньому насильству, гендерно зумовленому насильству, захисту прав людини, соціальних або психосоціальних послуг;

· приклади роботи з політиками Safeguarding / PSEA, захисту персональних даних, кадровими, фінансовими чи закупівельними політиками;

· рекомендації попередніх замовників.

Усі документи від провайдерів мають бути подані через платформу Маркетплейс послуг з організаційного розвитку ІСАР Єднання.