ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ 

з надання експертних послуг з  розробки і доопрацювання політик організації для ГО “МЕМОРІАЛ”

Метою надання експертних послуг є підвищення інституційної спроможності ГО “МЕМОРІАЛ” шляхом аналізу, верифікації, актуалізації та точкового доопрацювання внутрішніх політик, процедур і стратегічних документів Організації з урахуванням:

• принципів системності та сталості організаційного розвитку;

• актуальних вимог законодавства України для діяльності інституцій громадянського суспільства;

• реальних робочих процесів та операційного контексту Організації;

• ключових вимог due diligence міжнародних донорів (зокрема щодо доброчесності, підзвітності, управління ризиками, запобігання конфлікту інтересів та корупції, належного врядування тощо);

• вимог аудиту та готовності до проходження організаційного аудиту, узгодженості політик між собою та готовності пакета документів до перевірок донорів та аудиторів.

Обсяг та зміст послуг:

1. Консультативний етап

• Проведення не менше однієї установчої консультативної зустрічі з керівництвом та ключовими співробітниками Організації (онлайн/офлайн – за погодженням сторін).

• Уточнення очікувань, пріоритетів та актуальних викликів організаційного розвитку.

• Узгодження переліку внутрішніх документів, що підлягають аналізу та доопрацюванню.

2. Аналіз внутрішніх документів Організації

Аналіз чинних політик, процедур та стратегічних документів з погляду:

• внутрішньої узгодженості та системності;

• відповідності місії, цінностям та напрямам діяльності;

• інтеграції принципів сталості та довгострокового розвитку;

• відповідності законодавству України;

• відповідності практикам due diligence;

• готовності до аудиту (наявність контрольних процедур, визначених ролей, доказів виконання, журналів/реєстрів, маршруту погодження рішень, строків і відповідальних).

• Визначення прогалин, дублювань, застарілих норм та зон ризику.

• Формування аналітичних висновків і рекомендацій щодо доопрацювання кожного документа.

Перелік внутрішніх документів для аналізу та оцінювання (чинні документи):

• Політика убезпечення та захисту вразливих осіб (Safeguarding)

• Політика обов’язку належної турботи

• Політика гендерної рівності, соціальної інклюзії та захисту від сексуальної експлуатації, наруги та домагань

• Облікова політика

• Порядок проведення закупівель

• Фінансова політика

• Політика запобігання підтримці тероризму

• Антикорупційна політика

• Політика захисту персональних даних

• Політика конфіденційності

• Кадрова політика

• Політика повідомлення про порушення (політика викривачів)

Організація має чинний пакет внутрішніх політик і процедур, які були розроблені та комплексно доопрацьовані протягом 2025 року. За чинними документами предметом послуг є верифікація, коментарі та точкове доопрацювання.

3. Розробка та доопрацювання політик, процедур і положень

• Підготовка проєктів змін до чинних політик, процедур і положень Організації відповідно до виявлених потреб та рекомендацій, з урахуванням вимог законодавства України, практик due diligence та готовності до аудиту.

• Забезпечення логічної узгодженості та внутрішніх перенаправлень між документами, єдиного стилю викладення, уніфікації термінів та визначень.

• Оновлення чинних документів у частині ролей і відповідальності, маршрутів погодження рішень, строків виконання, а також інструментів фіксації виконання процедур – за потреби та відповідно до рекомендацій за результатами аналізу.

• Розроблення з нуля та підготовка повних текстів таких документів Організації:

  • Політика прийняття пожертв і внесків;

  • Політика управління ризиками організації;

  • Політика діловодства, документообігу та зберігання документів;

  • Політика сталого розвитку та відповідального управління (Екологічна політика).

• Забезпечення узгодженості нових політик з чинним пакетом внутрішніх документів Організації, у тому числі коректних посилань між політиками та відсутності дублювань і суперечностей.

4. Узгодження та фіналізація

• Обговорення напрацьованих проєктів із представниками Організації.

• Внесення коригувань за результатами обговорень та коментарів.

• Передача фінальних версій документів у погодженому форматі (електронні текстові файли).

   

  Період надання послуг: 2 місяці (орієнтовно березень — квітень 2026 року) відповідно до умов договору

  Документи для участі у конкурсі повинні бути подані до 18:00 години 23 лютого 2026 року з поміткою “Участь у конкурсі з надання експертних послуг  з  розробки і доопрацювання політик організації” через платформу Маркетплейс ІСАР Єднання https://home.ednannia.ua/ та дублюються на e-mail організації: tender@memorial.ua.

  Запитання щодо конкурсу приймаються до 20 лютого 2026 року, 18:00, на адресу: tender@memorial.ua  

  Істотні критерії (умови) конкурсу з відбору постачальника:

  1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам, визначеним у цьому оголошенні.

  2. Повнота та коректність поданих документів, а також їх відповідність умовам конкурсу.

  3. Вартість послуг та її обґрунтованість, з урахуванням принципу співвідношення «ціна — якість».

  Процедура відбору:

  Відбір постачальника послуг здійснюється на підставі оцінки професійного досвіду та компетентності учасників, а також відповідності їхніх пропозицій вимогам, визначеним у цьому оголошенні.

  ● Подані пропозиції є чинними протягом 30 (тридцяти) календарних днів з дати завершення строку їх подання. Після визначення переможця істотні умови пропозиції фіксуються у договорі та не підлягають зміні, за винятком випадків, передбачених договором.

  ● До участі у відборі допускаються виключно ті комерційні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього оголошення та конкурсної документації.

  ● Подані комерційні пропозиції є остаточними та не можуть бути змінені учасниками до моменту повного завершення надання послуг.

  ● Визначення переможця здійснюється шляхом розгляду та оцінки комерційних пропозицій на відповідність умовам конкурсу з урахуванням сукупності критеріїв, зокрема: відповідності кваліфікаційним вимогам, релевантного професійного досвіду, вартості послуг, а також результатів співбесіди з керівницею організації та іншими залученими особами. 

  ● Інформація про результати конкурсу надсилається переможцю електронною поштою не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця. 

  Учасник, подаючи пропозицію, підтверджує свою згоду з тим, що організатор конкурсу має право запитувати додаткові документи та/або інформацію з метою перевірки відповідності пропозиції вимогам цього оголошення.

  Подаючи документи для участі у конкурсі, учасник також підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор конкурсу має право відхилити пропозицію у разі наявності інших пропозицій, які є більш вигідними за сукупністю встановлених критеріїв. Організатор залишає за собою право обрати пропозицію, яка найбільше відповідає цілям та критеріям конкурсу.

  Переможець конкурсу зобов’язується зберігати заявлену вартість послуг протягом усього строку дії договору. Організація, зі свого боку, зобов’язується не збільшувати обсяги послуг, зазначених у конкурсній пропозиції. У разі виникнення додаткової потреби з Виконавцем може бути укладено додаткову угоду.

Кваліфікаційні вимоги до учасників:

1. Наявність вищої освіти (перевага – право, публічне управління, фінанси/аудит, управління неприбутковими організаціями).

2. Підтверджений досвід розробки/доопрацювання внутрішніх політик і процедур для організацій громадянського суспільства – не менше 3 років.

3. Досвід роботи з міжнародними донорами та практичне розуміння вимог due diligence (досвід роботи з due diligence донорів ЄС буде перевагою).

4. Практичне розуміння вимог організаційного аудиту для неприбуткових організацій і підготовки внутрішніх документів та процедур.

5. Знання законодавства України, релевантного для діяльності ОГС.

6. Наявність щонайменше 2 рекомендацій/відгуків або контактів для підтвердження досвіду – буде перевагою.

7. Відсутність реального або потенційного конфлікту інтересів щодо ГО “МЕМОРІАЛ” (підтверджується листом у складі пропозиції).

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копію документа, що підтверджує державну реєстрацію (з наявністю відповідних КВЕДів, які дають право здійснювати відповідну діяльність)

2. Копія документа, що підтверджує податковий статус

3. Проєкт Плану надання послуг з проведення розробки і доопрацювання політик організації. Проєкт Плану надання послуг має містити етапи робіт, орієнтовні строки виконання та очікувані результати кожного етапу

4. Резюме (Портфоліо) з виконаними проєктами

5. Додаток: Цінова пропозиція. Цінова пропозиція подається без ПДВ

Усі документи подаються українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника (та засвідчені печаткою — за наявності), в електронному (відсканованому) вигляді.