Основні завдання

Надавач послуг має:

▪️ проаналізувати структуру, діяльність, внутрішні процеси та ризики ЦЕГРІН;

▪️ опрацювати чинні внутрішні документи, процедури та практики;

▪️ провести інтерв’ю з керівництвом і ключовими працівниками;

▪️ визначити прогалини у внутрішньому регулюванні;

▪️ розробити взаємопов’язаний пакет політик, адаптований до фактичної діяльності організації;

▪️ підготувати план практичної імплементації політик;

▪️ провести навчання для керівництва і команди;

▪️ доопрацювати документи за результатами консультацій та навчання.

Орієнтовний перелік політик

1. Політика організаційного врядування та розподілу повноважень.

2. Кодекс етики та політика запобігання і врегулювання конфлікту інтересів.

3. Антикорупційна політика та політика запобігання шахрайству, зловживанням і неправомірному використанню ресурсів.

4. Фінансова політика та політика внутрішнього фінансового контролю.

5. Політика закупівель і вибору постачальників.

6. Політика управління персоналом, експертами, консультантами та волонтерами.

7. Політика захисту персональних даних, конфіденційної інформації та інформаційної безпеки.

8. Політика убезпечення та запобігання сексуальній експлуатації, насильству, домаганням і дискримінації.

9. Політика подання та розгляду скарг, повідомлень про порушення і захисту викривачів.

10. Екологічна політика.

11. Політика управління ризиками та безперервності діяльності.

12. Політика партнерств, належної перевірки контрагентів і репутаційної доброчесності.

Остаточний перелік, назви та структура політик визначатимуться за результатами інституційного аналізу та погоджуватимуться з ЦЕГРІН. Суміжні напрями можуть бути об’єднані в комплексні документи за умови повного регулювання відповідних питань.

Вимоги до політик

Кожна політика має містити:

▪️ мету та сферу застосування;

▪️ основні терміни;

▪️ принципи й обов’язкові правила;

▪️ розподіл повноважень і відповідальності;

▪️ процедури практичного застосування;

▪️ механізми контролю;

▪️ порядок повідомлення про порушення та реагування;

▪️ строки перегляду й оновлення;

▪️ необхідні форми, реєстри, декларації, шаблони та чеклісти.

План імплементації має визначати

▪️ порядок затвердження і введення політик у дію;

▪️ відповідальних осіб;

▪️ етапи та строки впровадження;

▪️ необхідні зміни до внутрішніх процедур, договорів і функцій працівників;

▪️ порядок ознайомлення працівників, експертів, консультантів і волонтерів;

▪️ механізми контролю за дотриманням політик;

▪️ індикатори імплементації;

▪️ графік перегляду та оновлення документів.

Навчання команди

Надавач послуг має провести практичне навчання для керівництва і команди ЦЕГРІН щодо застосування розроблених політик.

Навчання має охоплювати:

▪️ сферу застосування кожної політики;

▪️ розподіл відповідальності між працівниками та керівництвом;

▪️ порядок врегулювання конфлікту інтересів;

▪️ проведення закупівель і погодження витрат;

▪️ перевірку партнерів і контрагентів;

▪️ захист персональних даних та конфіденційної інформації;

▪️ подання і розгляд скарг;

▪️ повідомлення про порушення та захист заявників;

▪️ убезпечення учасників програм;

▪️ використання розроблених форм, декларацій, реєстрів і чеклістів;

▪️ опрацювання практичних кейсів, адаптованих до діяльності ЦЕГРІН.

Після навчання надавач послуг має провести підсумкову консультацію та доопрацювати політики з урахуванням виявлених практичних питань.

Очікувані результати

▪️ звіт за результатами інституційного аналізу;

▪️ погоджений пакет внутрішніх політик;

▪️ необхідні форми, реєстри, декларації, шаблони та чеклісти;

▪️ детальний план імплементації;

▪️ програма і матеріали навчання;

▪️ проведене практичне навчання;

▪️ підсумкова консультація;

▪️ остаточні редакції документів.

Вимоги до надавача послуг

▪️ підтверджений досвід проведення інституційного аналізу українських громадських або інших неприбуткових організацій;

▪️ досвід розроблення комплексних пакетів внутрішніх політик для ОГС;

▪️ досвід практичного супроводу імплементації політик;

▪️ досвід проведення навчань для керівництва і команд організацій;

▪️ знання законодавства України;

▪️ розуміння вимог міжнародних донорів до організаційного врядування, доброчесності, фінансового контролю, закупівель, захисту даних, убезпечення та підзвітності;

▪️ статус верифікованого надавача відповідних послуг на Маркетплейсі організаційного розвитку ІСАР Єднання;

▪️ здатність адаптувати політики до фактичної діяльності та внутрішніх процесів організації;

▪️ готовність забезпечити конфіденційність отриманої інформації.

Комерційна пропозиція має містити

▪️ інформацію про надавача послуг і залучених експертів;

▪️ опис релевантного досвіду;

▪️ щонайменше два приклади аналогічних комплексних проєктів;

▪️ контакти замовників, які можуть надати рекомендації;

▪️ опис етапів роботи;

▪️ календар виконання;

▪️ запропоновані формат і тривалість навчання;

▪️ перелік результатів, які будуть передані ЦЕГРІН;

▪️ загальну вартість послуг з урахуванням податків, зборів та супутніх витрат;

▪️ умови оплати;

▪️ строк дії комерційної пропозиції;

▪️ посилання на верифікований профіль або послугу на Маркетплейсі ІСАР Єднання.