БО «Благодійний фонд Євгена Пивоварова» оголошує тендер на закупівлю послуг з розробки технічного завдання (ТЗ) на створення CRM-системи обліку гуманітарної допомоги.

Джерело фінансування: грант NGORC / Гуманітарний фонд для України (UHF).

Строк виконання: до 20 календарних днів з моменту підписання договору.

БО «Благодійний фонд Євгена Пивоварова» здійснює діяльність з 2020 року у сфері гуманітарної допомоги, підтримки дітей і сімей, охорони здоров'я та освіти на території Харківської області. Діяльність Фонду передбачає щоденну роботу зі значними обсягами гуманітарної допомоги: медичні препарати та обладнання, продовольчі набори, засоби гігієни, енергетичне обладнання тощо. На поточному етапі облік ведеться переважно засобами Excel-таблиць, що ускладнює процеси звітування перед донорами та не забезпечує цілісного відображення руху допомоги.

Предметом даного тендеру є надання консультаційних послуг з розробки технічного завдання (специфікації вимог) - документа, на підставі якого Замовник зможе здійснити подальшу закупівлю послуг з розробки CRM-системи. Закупівля передбачає виключно розробку проєктної документації, а не програмного забезпечення.

Технічне завдання має охоплювати такі функціональні блоки:

I Облік надходжень

- Реєстрація вхідних поставок від донорів із прив'язкою до відповідних грантів та проєктів

- Фіксація номенклатури, кількісних показників, термінів придатності, вартості та супровідної документації

- Підтримка різних одиниць виміру та категорій допомоги (медикаменти, обладнання, продовольчі та непродовольчі товари)

II Складський облік та логістика

- Відстеження залишків на складських локаціях Фонду з підтримкою кількох місць зберігання

- Контроль термінів придатності з механізмом автоматичних нагадувань

- Фіксація внутрішніх переміщень між складами та передачі товарних позицій на розподіл

III Облік розподілу допомоги

- Планування розподілу за категоріями бенефіціарів (внутрішньо переміщені особи, діти, люди з інвалідністю, заклади охорони здоров'я, територіальні громади тощо)

- Реєстрація факту видачі з документальним підтвердженням отримання

- Прив'язка кожної операції розподілу до відповідного проєкту, донора та географічної локації

- Механізм запобігання дублюванню видачі одним і тим самим бенефіціарам

IV Реєстр бенефіціарів

- Облік отримувачів допомоги з дотриманням вимог захисту персональних даних та автоматичною анонімізацією даних

- Категоризація бенефіціарів

- Звітність для донорів

- Можливість вивантаження даних у форматах Excel та PDF

- Агреговані дані в розрізі проєктів, звітних періодів, географії, категорій допомоги та бенефіціарів

- Аналітичні дашборди з ключовими показниками (обсяги отриманого та розподіленого, залишки, географія покриття)

V Специфічні технічні вимоги

- Стійкість до перебоїв електропостачання (гарантоване збереження даних при аварійному відключенні)

- Інтеграція з KoBo Toolbox та існуючими Excel-шаблонами звітності

- Розмежування прав доступу за ролями: адміністратор, програмний менеджер, логіст, бухгалтер, волонтер

- Українськомовний інтерфейс

Очікувані результати:

1. Звіт про аналіз поточних процесів: опис існуючого документообігу, інструментів, ідентифікованих проблемних зон та рекомендацій щодо оптимізації.

2. Драфт технічного завдання: включно з описом цільових процесів, функціональними та нефункціональними вимогами, frames ключових екранів інтерфейсу, архітектурними рекомендаціями, планом міграції існуючих даних та орієнтовною оцінкою вартості й строків подальшої розробки системи.

3. Фінальна версія технічного завдання - після врахування зауважень команди Замовника (передбачається до 2 раундів доопрацювання).

Вимоги до Виконавця:

1. Підтверджений досвід розробки технічних завдань та/або специфікацій вимог для інформаційних систем (CRM, ERP, системи управління базами даних) - не менше 2 реалізованих проєктів за останні 3 роки

2. Досвід роботи з процесами обліку матеріальних цінностей, складського обліку або логістичних операцій

3. Знання стандартів та практик захисту персональних даних

4. Досвід роботи з неурядовими та/або гуманітарними організаціями (перевага)

5. Вільне володіння українською мовою

Склад тендерної пропозиції:

1. Супровідний лист із зазначенням релевантного досвіду та обґрунтуванням зацікавленості

2. Портфоліо реалізованих проєктів з коротким описом

3. Запропонована методологія виконання робіт та детальний план-графік

4. Фінансова пропозиція з розбивкою за етапами робіт (у гривнях)

5. CV ключових фахівців, залучених до виконання

6. Копія свідоцтва про реєстрацію ФОП або витягу з Єдиного державного реєстру

Порядок подання пропозицій:

Електронна адреса: fundraising@pyvovarov.com.ua

Тема листа: «Тендерна пропозиція - ТЗ CRM [назва Виконавця]»

Кінцевий термін подання: 04.05.2026, до 18:00 за київським часом

Допустимі формати файлів: .pdf або .docx

Замовник залишає за собою право відхилити будь-які або всі отримані пропозиції у разі їх невідповідності встановленим вимогам або перевищення визначеного бюджету. Усі авторські права на розроблену документацію переходять до Замовника з моменту підписання акта приймання-передачі робіт. Виконавець зобов'язується дотримуватися конфіденційності щодо всієї інформації, отриманої в ході виконання робіт.

Запитання щодо умов тендеру приймаються виключно в письмовій формі на зазначену електронну адресу.