Завершили навчально-консалтинговий проєкт із БФ «Право на захист»: півроку системної роботи з процесами

Благодійний фонд «Право на захист» – один із лідерів правозахисного руху в Україні. Це організація з потужною експертизою у сфері захисту прав ВПО, постраждалих від воєнних дій, біженців та осіб без громадянства.

Для досягнення цілей організації ми сформували проєкт, який складався з трьох взаємопов’язаних напрямів:

1. Навчально-практична робота з процесами (14 процесів, 14 власників).
2. Формування первинного процесного репозиторію.
3. Становлення та формалізація діяльності процесного офісу, в межах якого:
- Розробляли положення про процесний офіс.
- Формували загальний регламент моделювання процесів.
- Створили шаблон регламенту процесу, який у перспективі стане єдиним стандартом для всієї організації.

Розкриємо трохи кожен блок роботи.

Про навчально-консалтинговий проєкт

Проєкт був навчально-консалтинговим і водночас дуже практичним. Основна частина роботи відбувалася онлайн. І до сесій підключалися власники процесів із найрізноманітніших куточків України.

14 власників процесів, керівників окремих активностей, фокусно працювали над 14 процесами – у межах різних програм Фонду. Що вони робили:

• Пріоритизували процеси. Обирали ключовий у своїй зоні відповідальності.

• І проходили з ним повний цикл процесної роботи – від обгрунтування вибору до оптимізації та тестування з подальшим впровадженням на рівень всієї організації.

Таким чином було пропрацьовано процеси:

• Розробка гайдів, опитувальників, інструкцій. 

• Опитування бенефіціара.

• Заповнення реєстраційного листа. 

• Проведення кар’єрної консультації.

• Набір групи учасників.

• Складання плану дистрибуції.

• Підписання згоди на надання ВПД з бенефіціаром.

• Внесення даних про результат допомоги бенефіціару.

• Погодження дати, формату ГК з локацією/цільовою аудиторією.

• Підготовка наративного консолідованого звіту за даними Звіту виїзного консультування.

• Рекомендування домогосподарства на розгляд комісією донора.

• Комунікація з консультантом.

• Опрацювання запитів від громад.

• Оцінка потреб та відповідність критеріям.

Ця робота дозволила колегам обмінятись перспективою один з одним і за рахунок цього відчути реальний масштаб діяльності Фонду. А також, глибоко пропрацювати кожен обраний процес. І результати справді вражають…

Результати оптимізації процесів

У межах оптимізації менеджери програм самостійно визначали кроки, які варто спростити або змінити, і впроваджували точкові рішення без радикальної перебудови процесів. Уже на цьому етапі вдалося отримати відчутний ефект у зменшенні загального часу виконання процесів.

Нижче наведено орієнтовне скорочення загального часу на виконання процесу в усіх регіонах, розраховане для одного місяця як базового періоду.

Розглянемо декілька наглядних прикладів (в кінці статті можна побачити діаграми було/стало по процесам).

1. Моніторинг захисту: Написання наративних звітів на основі даних звіту виїзного консультування
В результаті налагодження автоматизованої перевірки правильності технічних даних місячний час виконання цього кроку скоротився на 17 годин.

2. In-Kind: Планування процесу дистрибуції
Місячний загальний час процесу скоротився на 132 години. Значна частина часу зменшилась на етапі очікування відповіді від бенефіціара щодо дати передачі благодійної допомоги.

3. Гендерна рівність: Залучення цільової аудиторії до участі в школах та вебінарах
Завдяки базі контактів громад місячний час на розсилку листів-запрошень зменшився на 9 годин. При залученні ЦА тепер не треба моніторити сайти і звертатись до інших програм. Ця оптимізація також може бути застосована до інших заходів Фонду.

4. MPCA: Рекомендування домогосподарства на розгляд комісією донора
Шляхом зменшення кількості залучених співробітників на етапі добору кейсів, усунення циклів доопрацювань, а також автоматичного формування презентаційних матеріалів на основі даних, зібраних під час реєстрації, місячний загальний час на виконання процесу зменшився на 3521 годину.

5. NGO: Консультація з консультантом
Завдяки організації бронювання консультацій в онлайн-календарі прибралися ручні узгодження, які займали більшість часу, що скоротило місячний час процесу на 3682 години.

6. CCCM: Заповнення реєстраційного листа
Після спрощення та адаптації форми до потреб учасників, а також автоматизації її заповнення, місячний час процесу скоротився на 39 годин.

7. Економічна включеність: Процес кар’єрного супроводу
Завдяки використанню опитувальних листів та формуванню груп бенефіціарів для зменшення дублювання консультацій з однакових тем, загальний місячний час процесу зменшився на 154 години.

8. Legal Aid: Підписання згоди на ВПД з бенефіціаром
Оптимізація кроку віддаленого підписання через текстове повідомлення зменшила місячний час виконання кроку на 2390 годин.

“Ці кейси добре показують, що знання, отримані під час навчання, працюють у реальному операційному середовищі, а управлінські рішення менеджерів програм можуть мати значний накопичувальний ефект для команд” – зазначає Людмила Пустовойт, керівниця процесного офісу БФ «Право на захист». 

Приємно спостерігати як системна робота над процесами призводить до вимірюваних результатів… Результатів, які в подальшому надихають всю команду продовжувати заглиблюватися в процесний підхід.

Залучення команд – як частина культури

Окремо хочемо відзначити підхід «Права на захист» до роботи з процесами. Практично всі власники процесів залучали свої команди – як мінімум до обговорення та прийняття рішень щодо пріоритизації. Це сильний сигнал про зріле управлінське мислення та культуру спільної відповідальності, об’єднаної бажанням зробити прозору та ефективну систему, яка б надавала максимальну користь зовнішньому клієнту та злагодженість – внутрішньому.

Важливий рубіж – ідентифікація процесів та робота з репозиторієм

На момент завершення проєкту Фонд фактично:

• Ідентифікував всі основні процеси.

• Здійснив їх первинну пріоритизацію.

• Сформував базу для подальшої роботи з процесним репозиторієм.

Робота з процесним репозиторієм у БФ «Право на захист» логічно виросла з навчання та спільної аналітичної роботи команд. 

Спочатку власники процесів розібралися з базовими поняттями – що таке основні процеси, які існують рівні процесів, як між собою пов’язані активності. Далі ми провели фасилітаційні сесії з керівниками напрямків: разом формували входи та виходи, вибудовували ланцюжки цінності. Після цього процесний офіс уже більш точково працював з кожним керівником – декомпозуючи напрямки на групи процесів і окремі процеси.

Паралельно відбулося навчання керівників сервісних процесів. У результаті чого на сьогодні ідентифіковані всі основні та сервісні процеси, а також процеси управління на верхньому рівні (в кінці статті можна побачити фото верхнього рівня процесів БФ «Право на захист»).

Яку цінність взагалі несе репозиторій процесів?

Можливість побачити діяльність організації як єдину “карту” роботи. Коли перед очима з’являється перелік усіх процесів стає помітно:

• Де процеси дублюються від активності до активності.

• Які зони відповідальності варто переглянути або чіткіше зафіксувати.

• Де є потенціал для уніфікації та спрощення взаємодії.

При цьому репозиторій закриває різні потреби на різних рівнях організації.

Для процесного офісу – це усвідомлення реального масштабу: скільки процесів у перспективі потребуватимуть формалізації, які рівні процесів уже є в організації, з чого логічно продовжувати подальшу роботу.

Для власників процесів, включаючи топменеджмент – це чітке розуміння, за які саме процеси вони відповідають, з якими суміжними підрозділами перетинаються, і до кого звертатися у разі змін, проблем або ініціатив з розвитку процесу.

Репозиторій це інструмент управлінської ясності та основа для подальших процесних рішень.

“Також, ми сформували загальне розуміння як вбудовувати нову діяльність в поточну мережу проєктів, які процеси треба ще змоделювати, а які вже готові і ми можемо ними користуватись” – зазначає Наталія Заверуха, засновниця Manageable.

Наостанок – становлення процесного офісу

Працюючи над формалізацією діяльності процесного офісу БФ «Право на захист», ми свідомо не починали з регламентів і положень. Спочатку команда прожила повний цикл роботи з процесами – від вибору та аналізу до тестування змін і управлінських рішень.

Лише після цього було розроблено положення про процесний офіс, загальний регламент моделювання процесів та шаблон регламенту процесу, який у перспективі стане єдиним стандартом для всієї організації.

Такий підхід дозволив закласти в основу процесного офісу реальну практику, яка вже довела свою ефективність.

Коментар керівниці процесного офісу щодо наступних кроків команди: 

Наші наступні кроки:

• Системно розвивати процесну культуру в фонді – щоб мислення категоріями процесів стало природною частиною управління.

• Продовжувати навчання керівників та команд процесній методології.

• Супроводжувати власників процесів у роботі з їхніми процесами — від опису до оптимізації.

• Впроваджувати інструменти вимірювання ефективності процесів.

• Поступово переходити до автоматизації та цифрової підтримки процесного управління.

Наша мета – не просто мати описані схеми, а створити керовану, прозору та гнучку систему роботи, яка дозволяє швидше приймати рішення, ефективніше використовувати ресурси та масштабувати діяльність Фонду. 

Загальні враження та інсайти керівництва 

По мірі проходження навчально-консалтингового проєкту команда БФ «Право на захист» здобувала цікаві для себе інсайти щодо роботи з процесами. Ось деякі з них:

• Деякі процеси треба не оптимізовувати, а відмовлятися від них.

• Як дослідили власники процесів: те що “ми робили так роками” не варто косметично покращувати – можна взагалі переглянути ці моменти і від деяких елементів процесів відмовитись, піддавши їх сумніву. По-перше, прочитавши документацію чи це дійсно є обов’язковим; по-друге, поспілкувавшись з колегами. 

• Часто ідеями оптимізації, які виникають в одному напрямку варто ділитися з усією організацією. Наприклад, серед таких ідей: масова автоматизація листів; видача сертифікатів тощо. 

• Ідея проводити щоквартальну зустріч для обміну знахідками – це клас.

• Люди, які мають сильний супротив і не розуміють важливість процесного підходу після проходження навчання в кінці кінців змогли по іншому подивитися на цей підхід і отримали користь… Тобто головний інсайт в тому, що деяким варто дати більше часу і підтримки – і навіть найбільші скептики починають мислити процесно.

Коментар Людмили Пустовойт, керівниці процесного офісу:

Наша співпраця з Manageable була дуже продуктивною і дала нам змогу закласти основу процесного підходу в організації. Наші керівники програм змогли вперше попрацювати з процесами за підготовленою програмою та власними силами з нашою підтримкою побачити перші результати та зрозуміти яку користь може мати робота з процесами.

Наш шлях тільки почався, але гарно закладена основа – це дуже важливий крок для якісної роботи та оптимізації процесів.

Дякуємо команді БФ «Право на захист», і особливо Іванні Герус, директорці з організаційного розвитку та стратегії, та Людмилі Пустовойт, керівниці процесного офісу, за довіру, відкритість та готовність інвестувати час та увагу в системність! Бажаємо організації подальшого розвитку, стійкості та впевненого руху вперед – через прозорі, керовані й зрілі процеси.