CRM для громадських організацій, що займаються освітньою діяльністю

Громадська організація може починатися з кількох людей, одного проєкту та таблиці в Excel. Але коли до діяльності додаються освітні програми, курси, викладачі, десятки або сотні учасників, звичайних таблиць уже недостатньо.

Особливо це помітно в організаціях, які поєднують громадську діяльність із навчанням. Потрібно координувати роботу з учнями, викладачами, групами, розкладами, платежами, заявками та комунікацією. І було б добре мати все це в одному місці.

Саме для таких процесів ми розробили Hutko CRM.

Коли громадська організація стає ще й освітнім центром

Уявімо типову ситуацію.

Організація проводить мовні курси. Люди подають заявки через веб-сайт і соціальні мережі, а менеджер взаємодіє з ними в месенджерах. Викладачі ведуть свої групи, тоді як адміністрація окремо слідкує за платежами та відвідуваністю.

Спочатку це можна вести в декількох Google-таблицях. Одна таблиця призначена для студентів, інша - для викладачів, а третя - для груп. Окремо можуть бути таблиці з фінансовими витратами, в той час як інформацію про комунікацію можна залишити в електронній пошті або месенджерах.

Проблема виникає тоді, коли інформації стає багато.

Хтось не знає, чи оплатив студент наступний модуль. Менеджеру потрібно шукати старе листування, щоб зрозуміти, на якому етапі заявка. Викладач не бачить актуальний список своєї групи. Керівнику складно швидко отримати загальну картину.

CRM дозволяє об'єднати ці процеси в одній системі.

Що можна вести в CRM

Для громадської організації з освітнім напрямом CRM - це не просто база контактів.

У системі можна організувати інформацію про:

• студентів та учасників освітніх програм;

• заявки та потенційних клієнтів;

• навчальні групи;

• викладачів;

• розклад занять;

• оплати;

• відвідування;

• комунікацію з учасниками;

• освітні програми та курси.

Тобто замість набору розрізнених таблиць команда отримує єдиний робочий простір.

Менеджер має доступ до своїх заявок, адміністратор відслідковує групи та розклад, викладач отримує необхідну інформацію щодо своїх занять, а керівник може бачити загальний стан роботи освітнього напрямку.

Приклад: Українсько-скандинавський центр

Один із прикладів організації, яка поєднує громадську та освітню діяльність, - Українсько-скандинавський центр.

Центр працює на перетині освіти, культури та міжнародної взаємодії. Серед напрямів його роботи - мовні курси, освітні програми, культурні події та міжнародне партнерство. На сайті центру представлені курси з норвезької, шведської, ісландської, данської, фінської та української мов, а також різні формати навчання.

Наприклад, окремі мовні курси можуть мати конкретного викладача, розклад, обмежену кількість студентів, навчальні матеріали, оплату та декілька модулів.

Українсько-скандинавський центр уже користується Hutko CRM для організації своїх процесів.

Для нас такі кейси особливо важливі, тому що CRM створюється не абстрактно «для бізнесу», а під реальні робочі процеси команд.

CRM не змінює роботу організації - вона прибирає зайву ручну роботу

Це важливий момент.

Впровадження CRM не означає, що команді потрібно повністю змінити свої робочі процеси. Насправді система повинна адаптуватися до вже існуючих методів роботи організації.

Якщо у вас є курси з різними викладачами - їх можна структурувати в системі.

Якщо навчання проходить групами - інформацію про групи можна зберігати централізовано.

Якщо студенти оплачують навчання модулями - це також можна враховувати.

Якщо команда регулярно комунікує з учасниками - історія взаємодії не залишається десь у приватних чатах окремого менеджера.

У результаті менше часу йде на пошук інформації та ручне оновлення декількох таблиць.

Що змінюється для команди

Найбільша користь CRM стає помітною не в окремій функції, а в щоденній роботі.

Менеджеру не потрібно згадувати, де записана інформація про конкретного студента.

Координатору простіше контролювати групи та викладачів.

Керівник отримує більше прозорості щодо освітнього напряму.

Коли в організації приєднується новий співробітник, йому не потрібно витрачати кілька тижнів на те, щоб шукати інформацію в різних файлах і чатах - більшість процесів уже організовані в системі.

Чому це актуально саме для громадських організацій

Громадські організації часто працюють у середовищі, де одночасно є кілька напрямів діяльності.

Це можуть бути освітні програми, курси, події, волонтерські ініціативи, міжнародні проєкти та робота зі спільнотою.

Коли до цього додається регулярне навчання, кількість операційних процесів швидко зростає.

Тому CRM може бути корисною не лише для комерційних навчальних центрів. Вона допомагає громадським організаціям структурувати освітню діяльність та не втрачати контроль над великою кількістю щоденних процесів.

Для нас важливо, щоб технології допомагали командам зосереджуватися на своїй основній роботі, а не витрачати час на нескінченне оновлення таблиць.

Hutko CRM створена саме для того, щоб зібрати ключову інформацію та робочі процеси в одному місці.

Якщо ваша громадська організація також проводить курси, тренінги або інші освітні програми, можемо показати, як CRM можна адаптувати саме під ваші процеси.